欽揚(yáng)科技 人資流程全面蛻變 節(jié)省50%以上無效工時(shí)

有效掌握資源分配，人事管理精準(zhǔn)度大躍進(jìn)

文：潘孟絹

欽揚(yáng)科技

發(fā)布時(shí)間： 2018-06-08 14:00:14

企業(yè)流程管理

文/潘孟絹

鼎新HRM系統(tǒng)讓員工更清楚、透明化知道薪資概念、出缺勤狀況及請(qǐng)假特休，薪資透明化，就不會(huì)有爭議，資源的分配與人力調(diào)度也更有效率！
─欽揚(yáng)科技許慈容經(jīng)理

專注研發(fā)、堅(jiān)持創(chuàng)新，欽揚(yáng)科技逐漸嶄露頭角

成立於2001年，欽揚(yáng)科技股份有限公司以自動(dòng)化設(shè)備起家，在客製化設(shè)備領(lǐng)域中佔(zhàn)有一席之地，專注於裁切技術(shù)精進(jìn)及自動(dòng)化裁切設(shè)備的設(shè)計(jì)與製造，專業(yè)領(lǐng)域含括生產(chǎn)製造、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、軟體規(guī)劃、硬體規(guī)劃、電氣規(guī)劃及模具設(shè)計(jì)製造等。

欽揚(yáng)科技生產(chǎn)之裁切設(shè)備銷售予國內(nèi)外數(shù)百家企業(yè)，持續(xù)致力研發(fā)，滿足不同產(chǎn)業(yè)客戶需求。透由對(duì)產(chǎn)品設(shè)計(jì)及品質(zhì)的嚴(yán)謹(jǐn)要求，以合理的價(jià)位持續(xù)提供品質(zhì)良好且穩(wěn)定之產(chǎn)品，建立起優(yōu)良的口碑及信譽(yù)，逐漸成為臺(tái)灣設(shè)備業(yè)指標(biāo)廠商之一。

規(guī)模擴(kuò)大、人員增加，繁複作業(yè)成為導(dǎo)入契機(jī)

欽揚(yáng)科技成立十餘年，規(guī)模漸大，員工數(shù)快速成長，卻因此加重了人資作業(yè)負(fù)擔(dān)，為公司帶來了新的管理挑戰(zhàn)。

以往員工都是透過打卡鐘紀(jì)錄出缺勤狀況及紙本請(qǐng)假，月底人資再將紀(jì)錄人工輸入系統(tǒng)，常發(fā)生員工反應(yīng)出缺勤資料、加班時(shí)數(shù)或加班費(fèi)計(jì)算錯(cuò)誤等狀況，繁複的人工作業(yè)及反覆的資料查找與覆核，造成人資人員極大負(fù)擔(dān)，管理層亦無法即時(shí)掌握員工狀況。

欽揚(yáng)科技許慈容經(jīng)理表示：「剛成立時(shí)，欽揚(yáng)科技員工人數(shù)才2、30人，簡單的內(nèi)控系統(tǒng)就能負(fù)荷，可是10年後員工成長到快100人，行政負(fù)荷大增，蘇宗欽總經(jīng)理覺得系統(tǒng)應(yīng)再進(jìn)階以符合需求，我們便著手開始規(guī)劃。」

以HRM(人力資源管理系統(tǒng))系統(tǒng)為始，欽揚(yáng)科技希望透過系統(tǒng)整合，逐步減少人工作業(yè)，增加公司管理效率。

「對(duì)高階管理者而言，不可能逐一看每個(gè)員工的狀態(tài)或是產(chǎn)量分析，他們需要的是一個(gè)統(tǒng)合的系統(tǒng)，導(dǎo)入前我們初步構(gòu)想是只有在ERP，但經(jīng)過介紹，瞭解到鼎新有很多元化的系統(tǒng)，包含HRM、BI(商業(yè)智慧系統(tǒng))、PLM(產(chǎn)品生命週期管理系統(tǒng))跟Portal(企業(yè)應(yīng)用入口)等，整體的資訊化解決方案，跟我們的需求正好符合。」拍板定案後，欽揚(yáng)科技與鼎新團(tuán)隊(duì)開始著手導(dǎo)入事宜。

由於管理流程進(jìn)行全面的更新與轉(zhuǎn)換，種種的改變?cè)斐刹块T間的傳遞與溝通問題。

欽揚(yáng)科技了解在電子表單流程上，因?yàn)閷訉涌兀赡軙?huì)造成員工難以適應(yīng)及反彈，加上HRM系統(tǒng)是公司全體員工都會(huì)使用的系統(tǒng)，因此，導(dǎo)入過程中花了相當(dāng)多的時(shí)間與顧問進(jìn)行討論，並透過事先與各部門主管進(jìn)行說明、溝通，請(qǐng)主管們往下進(jìn)行宣導(dǎo)，使得系統(tǒng)正式啟用後，基層接受度相對(duì)較高，讓系統(tǒng)方能在幾個(gè)月內(nèi)順利上線。

節(jié)省50%以上時(shí)間，人資有感的HRM系統(tǒng)

HRM系統(tǒng)成功上線後，員工們明顯感受到系統(tǒng)帶來的便利與效益。

人資專員黃美真開心地分享：「月底員工考勤維護(hù)作業(yè)，導(dǎo)入前需要3~4天才能完成，導(dǎo)入系統(tǒng)後，只要1天半就可以完成！」HRM系統(tǒng)的導(dǎo)入，使人資單位作業(yè)時(shí)間縮減50%以上，讓人資在月底時(shí)不用手動(dòng)輸入出缺勤狀況，不用再擔(dān)心人為疏失造成輸入錯(cuò)誤、或資料覆蓋的狀況，效率大幅提升的同時(shí)，錯(cuò)誤率亦大幅下降。

在加班費(fèi)方面，由於計(jì)算方式較為特殊，除了平假日的加班費(fèi)計(jì)算方式不同之外，平日還會(huì)發(fā)放誤餐費(fèi)，之前的系統(tǒng)僅能計(jì)算所有加班時(shí)數(shù)總和，再由人資人工計(jì)算平假日加班時(shí)數(shù)及誤餐費(fèi)，常有員工領(lǐng)到薪資後往回推算，發(fā)現(xiàn)數(shù)字落差的狀況。

黃美真專員說：「舊系統(tǒng)的數(shù)字是總額，我要再看出席時(shí)間，精算統(tǒng)計(jì)員工平日加班及假日加班的工時(shí)各是多少，系統(tǒng)導(dǎo)入後效率方面進(jìn)步很多。薪資計(jì)算差異也很大，導(dǎo)入之後，加班費(fèi)計(jì)算錯(cuò)誤的情況就較少發(fā)生?！?/p>

雖然因加班費(fèi)的計(jì)算方式較複雜，讓欽揚(yáng)科技在前置時(shí)多花了一些時(shí)間，但在順利上線後，人資在每個(gè)月底的例行工作減少許多，也降低許多不必要的爭議。

有效掌握資源分配，人事管理精準(zhǔn)度大躍進(jìn)

除了人資的行政效率提升外，針對(duì)人事管理上的效率與精準(zhǔn)度，管理階層亦有明顯的感受。

許慈容經(jīng)理分享：「以前用手動(dòng)打卡鐘無法即時(shí)掌控出勤率，現(xiàn)在有HRM系統(tǒng)結(jié)合打卡鐘，可以即時(shí)掌控生產(chǎn)線的出缺勤狀況，知道產(chǎn)線要替代的人選，馬上做調(diào)配，即時(shí)性較好！也能透過系統(tǒng)每天發(fā)缺勤狀況給各部門主管。」

透過這樣子的改變，主管可以即時(shí)掌握部門員工的出缺勤狀況及請(qǐng)休假狀況。

欽揚(yáng)科技生產(chǎn)機(jī)械設(shè)備，員工常需要到客戶家進(jìn)行設(shè)備維修與服務(wù)。

許慈容經(jīng)理表示：「我們需要做售服維修，現(xiàn)場(chǎng)人員需要到外面支援，總經(jīng)理可以透過系統(tǒng)知道這個(gè)月出差的頻繁率，也能掌握為何現(xiàn)場(chǎng)的人需要禮拜六加班，或售服人員是否不足，應(yīng)徵人員時(shí)能更有依據(jù)可循?！?/p>

以往管理階層較難掌握員工出缺勤、請(qǐng)休假或公出狀況。系統(tǒng)導(dǎo)入後，不僅員工可以隨時(shí)在線上查詢加班及特休狀況，主管也可以掌握人員狀況，在人員的調(diào)配與應(yīng)徵上更有依據(jù)及效率！

持續(xù)串接不同系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資訊化管理新價(jià)值

透過HRM的導(dǎo)入，欽揚(yáng)科技全體明顯感受到系統(tǒng)帶來的好處與差異。

「現(xiàn)在我們還未做到產(chǎn)生傳票，未來希望HRM配合財(cái)務(wù)資料，做一個(gè)完整的連結(jié)?！裹S美真專員樂觀分享，除了既有的人資作業(yè)簡化外，未來也希望串接人資及財(cái)務(wù)，當(dāng)出缺勤資料出來後，財(cái)務(wù)部門自動(dòng)切傳票。

而針對(duì)一例一休法令也希望能同步進(jìn)行因應(yīng)，以達(dá)真正的管理升級(jí)。

許慈容經(jīng)理有感而發(fā)：「人事的東西你經(jīng)營越久，越可以減輕很多負(fù)擔(dān)，未來希望擴(kuò)充功能跟BI結(jié)合，提供視窗化或是圖視化資料給總經(jīng)理會(huì)更好。」

系統(tǒng)基礎(chǔ)功能建置完善後，欽揚(yáng)科技下一階段的目標(biāo)希望結(jié)合鼎新BI商業(yè)智慧系統(tǒng)，透過智能化管理，協(xié)助企業(yè)決策層更快速掌握公司經(jīng)營現(xiàn)況，邁向管理精進(jìn)之路！

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