破解供需密碼！久大軸承以BI透視產(chǎn)業(yè)趨勢(shì)、精進(jìn)成本與商機(jī)管理

文：謝鳳英

久大集團(tuán)

發(fā)布時(shí)間： 2024-09-30 10:51:00

BI 數(shù)位轉(zhuǎn)型 應(yīng)用價(jià)值

久大集團(tuán)提供專業(yè)軸承生產(chǎn)、研發(fā)、販?zhǔn)鄯?wù)，產(chǎn)品廣泛利用於自行車、電動(dòng)自行車、家電、電動(dòng)工具、電機(jī)、醫(yī)療、運(yùn)動(dòng)器材、賽車、半導(dǎo)體等領(lǐng)域，擁有豐富產(chǎn)業(yè)合作經(jīng)驗(yàn)，並致力協(xié)助客戶減少試錯(cuò)成本、提高生產(chǎn)效率，尋求最符合使用者需求之解決方案。

為因應(yīng)全球布局、產(chǎn)業(yè)拓展，久大軸承選擇導(dǎo)入鼎新BI來提升集團(tuán)營銷分析管理，藉此統(tǒng)籌企業(yè)行銷、接單能量，並優(yōu)化存貨與交貨流程，進(jìn)一步改善毛利與目標(biāo)達(dá)成率，全面提升產(chǎn)銷競(jìng)爭力。

久大遇到的管理瓶頸

集團(tuán)營運(yùn)資訊需經(jīng)人工整理、無即時(shí)數(shù)據(jù)可交叉分析

整體庫存無法一目了然，難預(yù)估備貨與未來需求、易造成庫存積壓

供應(yīng)商擴(kuò)增中，業(yè)務(wù)下單時(shí)需耗時(shí)取得品質(zhì)、交期、價(jià)格等重要資訊

業(yè)務(wù)無法即時(shí)掌握價(jià)格變動(dòng)，報(bào)價(jià)易有紛爭

使用EXCEL做客情維繫，無法快速掌握各面相之市場(chǎng)、產(chǎn)品資訊

鼎新BI的改善：決策訊息透明化、全面提升組織獲利能力

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設(shè)定經(jīng)營關(guān)鍵能力指標(biāo)及指標(biāo)樹，協(xié)助高層快速掌握管理重點(diǎn)

過去久大內(nèi)部以人工製作報(bào)表，每月要等月底才能看到銷售業(yè)績，加上手工比對(duì)客戶交易頻率、下單量，資料量多時(shí)可能會(huì)有遺漏，故要檢討達(dá)成狀況頗具難度。導(dǎo)入BI後，原本的交易明細(xì)，經(jīng)由系統(tǒng)轉(zhuǎn)化為有分析效益的多維度報(bào)表，集團(tuán)各單位看到的都是統(tǒng)一、可向下驗(yàn)證的數(shù)字，並由明確的指標(biāo)支撐起集團(tuán)目標(biāo)，總經(jīng)理從指標(biāo)樹便能輕易得知，是哪個(gè)環(huán)節(jié)造成整體業(yè)績未達(dá)標(biāo)。

「集團(tuán)業(yè)績?nèi)粲羞_(dá)標(biāo)，決策層就不必一一花時(shí)間檢查各單位的數(shù)字，但萬一發(fā)生像是整體毛利率不佳時(shí)，我馬上能經(jīng)由BI往下檢視，是哪個(gè)產(chǎn)品或客戶出現(xiàn)負(fù)毛利或低毛利?！咕么蠹瘓F(tuán)總經(jīng)理?林嘉芳說，原本必須掌握所有明細(xì)的管理方式，因?yàn)锽I變得更直覺簡單，現(xiàn)在只針對(duì)不合格的異常檢討控管，可大幅減少高層反覆溝通的時(shí)間：「如果成長率為負(fù)，以前的做法是要先找出去年的訂單，再來對(duì)照今年到底少了哪些客戶，光整理資料就會(huì)花掉一小時(shí)以上，現(xiàn)在有了BI，資訊隨選隨看，跟業(yè)務(wù)單位也建立起數(shù)據(jù)統(tǒng)一的溝通平臺(tái)，缺口有無改善都能馬上查驗(yàn)。」

依產(chǎn)業(yè)、客戶特性規(guī)劃久大管理重點(diǎn)，提供引領(lǐng)性決策分析

久大軸承產(chǎn)品可應(yīng)用範(fàn)圍極廣，交易規(guī)模大至國際品牌年度採購、小至個(gè)人零售，客戶與購買品項(xiàng)若不善加分類，很難有效管理客情，故導(dǎo)入BI第一步，鼎新顧問便依據(jù)久大業(yè)務(wù)特性，量身規(guī)劃各種分析維度，諸如為客群詳盡定義產(chǎn)業(yè)別、新老客等，因產(chǎn)品應(yīng)用廣泛新客開發(fā)尤其重要！如何讓業(yè)務(wù)人員更有動(dòng)機(jī)開發(fā)新客需以久大經(jīng)營特性製定新老客別，更可針對(duì)新客銷售趨勢(shì)，發(fā)掘能深入的產(chǎn)業(yè)或領(lǐng)域：

2023年產(chǎn)業(yè)新客家數(shù)分析 (僅為示意 非客戶真實(shí)數(shù)據(jù))

圖說：以年度新客分類呈現(xiàn)各自產(chǎn)業(yè)別，能快速理解各產(chǎn)業(yè)新增客數(shù)與佔(zhàn)比。

年度產(chǎn)業(yè)趨勢(shì)比較(2022/2023銷量與毛利率)(僅為示意 非客戶真實(shí)數(shù)據(jù))

圖說：同時(shí)觀察不同年度銷售量消長與毛利率變化，更有效掌握各產(chǎn)業(yè)(新老舊)客戶貢獻(xiàn)趨勢(shì)。

久大集團(tuán)總經(jīng)理?林嘉芳表示，為引導(dǎo)業(yè)務(wù)開發(fā)新客、或是賣新品給老客，會(huì)持續(xù)調(diào)整獎(jiǎng)金考核標(biāo)準(zhǔn)，人資能利用BI中不同業(yè)務(wù)路線，快速算出新、舊客業(yè)績和獎(jiǎng)金，利於實(shí)行各種績效管理策略；除此之外，從產(chǎn)業(yè)維度觀察，更能得到市場(chǎng)趨勢(shì)與個(gè)別毛利優(yōu)劣，判斷是否要繼續(xù)深入這個(gè)領(lǐng)域，軸承應(yīng)用的新產(chǎn)業(yè)很可能是市面上從未看過的產(chǎn)品，更需要依靠數(shù)據(jù)來研究投資報(bào)酬率、真正闖出一片藍(lán)海。

若產(chǎn)業(yè)經(jīng)評(píng)估具發(fā)展性，行銷單位也可藉此有效分配關(guān)鍵字廣告資源，將費(fèi)用花在刀口上，進(jìn)一步還能分析哪些詢價(jià)是從官網(wǎng)而來？又或是從阿里巴巴或其他管道鎖定採購商品，掌握各分類客戶來源：「其實(shí)每個(gè)產(chǎn)業(yè)都有可能遇到大好大壞的時(shí)機(jī)，當(dāng)他在谷底時(shí)，業(yè)務(wù)怎麼努力都不可能拿到訂單，所以我們開發(fā)客戶時(shí)會(huì)先以各種角度評(píng)估效益回饋，找出最有利的一條路，數(shù)據(jù)越精準(zhǔn)，成功機(jī)率越高?！箍偨?jīng)理說：「BI可以從訂單看產(chǎn)業(yè)、型號(hào)與種類，精準(zhǔn)抓出高毛利、好入門的項(xiàng)目，避開市場(chǎng)已經(jīng)氾濫的產(chǎn)品，我們?cè)俳宕粟厔?shì)開發(fā)供應(yīng)商、訂定銷售策略，自然能做好商機(jī)管理?！?/p>

鼎新BI的改善：供需資訊即時(shí)化、統(tǒng)整最佳進(jìn)貨時(shí)機(jī)與採購單價(jià)

藉BI監(jiān)控異常交期的產(chǎn)品，讓進(jìn)度透明、出貨順暢

久大軸承銷貨區(qū)域遍及全球，數(shù)位轉(zhuǎn)型前，各分公司、部門間訂單及出貨狀況不夠通透，加上集團(tuán)整體庫存無法一目了然，容易造成業(yè)務(wù)與採購間的資訊脫節(jié)，引發(fā)缺料或積壓等風(fēng)險(xiǎn)?，F(xiàn)在產(chǎn)銷會(huì)議會(huì)根據(jù)「on hand order?分析」與「採購預(yù)計(jì)進(jìn)貨」追蹤訂單進(jìn)度、保障如期出貨，避免任何環(huán)節(jié)落鏈。

「BI導(dǎo)入初期，大家或許不習(xí)慣新流程，我還會(huì)親自上系統(tǒng)盯這些報(bào)表，看看有甚麼遺漏，但現(xiàn)在業(yè)務(wù)跟採購都已經(jīng)上手，大家順著軌道走，任何表單幾乎一天內(nèi)都能處理完畢?！箍偨?jīng)理表示，準(zhǔn)交的改善已大幅提升客戶滿意度與回購率，讓久大集團(tuán)的品牌價(jià)值更上一層樓。

統(tǒng)一品號(hào)與單價(jià)，全面實(shí)施cost down績效管理

一物多號(hào)是具規(guī)模的貿(mào)易商常會(huì)遇到的困擾，BI為久大帶來的改變，便是一場(chǎng)品號(hào)統(tǒng)整的革命。由於產(chǎn)業(yè)特性的關(guān)係，同規(guī)格的軸承可能會(huì)由不同廠商出貨，造成同樣產(chǎn)品因?yàn)橄喈愌u造商而具有多個(gè)品號(hào)，加上不同時(shí)間或不同分公司經(jīng)手，也會(huì)出現(xiàn)各種相對(duì)應(yīng)的單價(jià)，便宜行事的結(jié)果，導(dǎo)致積重難返。

據(jù)林總經(jīng)理表示，曾從BI「價(jià)格評(píng)比」與「品號(hào)採購單價(jià)分析」檢視某產(chǎn)品，居然發(fā)現(xiàn)共有6種不同的採購單價(jià)：「BI給我們一個(gè)檢討成本的好機(jī)會(huì)，儘管保守一點(diǎn)的業(yè)務(wù)都希望保留舊品號(hào)，不敢說換就換，但經(jīng)過無數(shù)次的溝通與確認(rèn)，像是不斷驗(yàn)證產(chǎn)品相似度、檢視客戶產(chǎn)品是否相容，已讓業(yè)務(wù)對(duì)不同供應(yīng)商的軸承建立信心。」總經(jīng)理說，因?yàn)闋可娴綊褓徔冃И?jiǎng)金，大大激勵(lì)採購主動(dòng)參與，現(xiàn)在久大六家分公司都依照BI「cost down績效」的標(biāo)準(zhǔn)，同步整合單價(jià)與供應(yīng)商、精進(jìn)價(jià)格管理，在顧及產(chǎn)品品質(zhì)的前提下，成本下降的幅度依然很可觀。

「過程其實(shí)非常不容易，品號(hào)這麼多，除了要?jiǎng)澐譂q、降價(jià)的時(shí)間點(diǎn)，還要請(qǐng)採購一一議價(jià)、更換廠商，同時(shí)計(jì)算cost down的幅度是否能支撐獎(jiǎng)金發(fā)放，若不是有BI交叉比對(duì)的報(bào)表，很難實(shí)現(xiàn)這樣的改變。」

除此之外，BI「供應(yīng)商評(píng)比分析」呈現(xiàn)訂單過往之品質(zhì)狀況、價(jià)格波動(dòng)紀(jì)錄，讓新人業(yè)務(wù)及採購也能快速上手、篩選出最具競(jìng)爭力之供貨廠商，有效提升久大集團(tuán)經(jīng)營利潤。

去呆滯、精庫存、不斷優(yōu)化存貨彈性與配置

庫存管理方面，鼎新BI團(tuán)隊(duì)協(xié)助久大定義呆滯天數(shù)、週轉(zhuǎn)天數(shù)規(guī)範(fàn)，詳盡列出存貨等級(jí)及呆滯品，讓業(yè)務(wù)與採購可優(yōu)先處理高風(fēng)險(xiǎn)品項(xiàng)，並利用BI「共同性商品名單」發(fā)掘同通路或同產(chǎn)業(yè)的銷售管道，篩出可再推進(jìn)的客戶、找到吸收庫存的特定出口：「共同料分析提供業(yè)務(wù)單位準(zhǔn)確的方向，聚焦銷售能量與商機(jī)、如果沒有這種名單輔助，許多呆滯料只能默默變成廢鐵。」總經(jīng)理表示，由BI指標(biāo)樹的變化顯示，可發(fā)現(xiàn)呆滯狀況在短期內(nèi)已大幅改善42%。

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鼎新BI的改善：透過數(shù)字掌握訂單趨勢(shì)、開拓關(guān)鍵商機(jī)

以訂單出貨比與銷售趨勢(shì)預(yù)估市場(chǎng)需求、調(diào)整接單能量

以往以人工處理營運(yùn)資訊，僅能依零散數(shù)據(jù)推斷缺失原因，難以生成具體改善方案，現(xiàn)在透過BI分析未交訂單、訂單出貨比，掌握公司訂單現(xiàn)況，可推估出下兩個(gè)月業(yè)績和景氣，衡量是否有缺單危機(jī)，並透過「銷售價(jià)量分析」比較歷史同期銷售數(shù)據(jù)，供業(yè)務(wù)單位調(diào)整銷售步伐與策略。

「營收達(dá)成率分析」則讓業(yè)務(wù)自己知道還缺那些客戶？管理高層能藉由「近N月銷售趨勢(shì)分析」了解各單位現(xiàn)在的進(jìn)度，依需求切換分析角度，如產(chǎn)業(yè)、通路、部門及業(yè)務(wù)員等，呈現(xiàn)銷售數(shù)量與金額等數(shù)值，為企業(yè)快速聚焦影響收益的主要原因，查看需要哪些輔助資源才能及時(shí)達(dá)標(biāo)？再由「成長率」與「毛利率」評(píng)估組織整體體質(zhì)。

有效防止舊客流失：追蹤下單週期、掌握回購頻率的變化趨勢(shì)

「久未交易預(yù)警」則是聚焦已過消費(fèi)週期的對(duì)象，維繫穩(wěn)定客戶關(guān)係、避免跑單。藉由前幾期的採購日算出平均相隔天數(shù)，自動(dòng)推估下一次應(yīng)下單的日期，並以警訊方式告知已過消費(fèi)期的客戶有哪些。

「光是預(yù)防舊客流失的『消費(fèi)週期分析』，一年就為公司守住約三百萬的訂單。」林嘉芳總經(jīng)理說：「只要及時(shí)發(fā)現(xiàn)、主動(dòng)關(guān)切，客戶幾乎都救得回來，但如果預(yù)警做不好，當(dāng)業(yè)務(wù)自己查覺有問題時(shí)，客戶可能已經(jīng)都變成競(jìng)爭對(duì)手的老客了。」

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從產(chǎn)業(yè)共用料、樣品、報(bào)價(jià)等面相挖掘商機(jī)，爭取所有潛在訂單

共用料分析除了可以有效降低呆滯料，同樣可以應(yīng)用於商機(jī)開發(fā)，業(yè)務(wù)人員能藉由「共同性產(chǎn)品商機(jī)名單」和「同通路銷售明細(xì)分析」，找到從舊客開發(fā)新型號(hào)的切入點(diǎn)：如同為汽車產(chǎn)業(yè)客戶、生產(chǎn)類似的產(chǎn)品，會(huì)提供尚未購買品項(xiàng)之相關(guān)清單，協(xié)助業(yè)務(wù)同仁客情維繫時(shí)，可鎖定更精準(zhǔn)的目標(biāo)挖掘新商機(jī)。

久大也經(jīng)由BI顧問的協(xié)助，從各種維度抓出易於推進(jìn)的業(yè)績，諸如每月檢討的「樣品訂單追蹤」與「報(bào)價(jià)未成交追蹤」，當(dāng)業(yè)務(wù)尚未達(dá)標(biāo)時(shí)，可先關(guān)注已經(jīng)送樣或報(bào)價(jià)卻未下訂的客戶，跟催採購進(jìn)度，這樣的作法成功率高且最有效果，通常都能將營業(yè)額的缺口迅速補(bǔ)齊。

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久大集團(tuán)透過BI制定年度目標(biāo)，掌握公司整體營運(yùn)狀況與市場(chǎng)趨勢(shì)變化，適時(shí)依需要調(diào)整策略與營運(yùn)計(jì)畫，確保執(zhí)行符合預(yù)期方向，經(jīng)由各種營運(yùn)數(shù)據(jù)，讓決策層、業(yè)務(wù)與採購人員能聚焦問題、持續(xù)優(yōu)化流程，階段性年化效益高達(dá)1,264,800元。

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