HR系統(tǒng)助力人資轉(zhuǎn)型 利百代 戰(zhàn)勝一例一休

臺灣文具大廠利百代 人資轉(zhuǎn)型、企業(yè)蛻變

文：張吟綺

利百代

發(fā)布時間： 2018-10-29 14:26:00

一例一休

? ? ? ??「人情是利百代最大的優(yōu)勢，也是最大的包袱?！估俅鷧f(xié)理張正昇破題點出公司目前最難處理的問題，也帶出了對於系統(tǒng)制度化管理的期盼。
????????成立七○年的老字號文具大廠─利百代國際實業(yè)股份有限公司，生存在現(xiàn)代社會深感紙本化作業(yè)的不足，面臨節(jié)節(jié)攀升的成本已難以招架；另一方面，政府不斷調(diào)整、翻修的勞基法令，更讓利百代疲於奔命，因而決心攜手鼎新走向資訊化之路。

▲利百代 張正昇協(xié)理：

希望藉由系統(tǒng)對成本的管控，反應(yīng)真實成本，這樣我們才有機會調(diào)整策略、分配預(yù)算跟國外競爭。

臺灣文具業(yè)活歷史 七十年「陪著你長大」

????????利百代打印水、彩色筆、各式常用文具…相信大家對這些都不陌生，「陪著你長大」的口號不僅是廣告詞，更是身為臺灣文具業(yè)活歷史的最佳見證。

????????成立於一九四八年，利百代從自產(chǎn)自銷的初創(chuàng)期，到年營業(yè)額十億的文具集團，始終秉持著誠信踏實、研發(fā)創(chuàng)新的經(jīng)營策略，以品質(zhì)第一為自我要求，自產(chǎn)文具、代理品牌及紙類為三大營利來源，期許成為辦公室的第一品牌。

????????礙於國際競爭激烈，獲利逐漸變得困難。利百代協(xié)理張正昇不諱言：「以前只看到前端的業(yè)績，未察覺後端隱形成本，導(dǎo)致本業(yè)虧損。為了抓出過往被忽視的缺口，公司決定跟鼎新攜手合作，第一步就從ＨＲ系統(tǒng)開始，希望在制度化的管理及紀(jì)錄下， 達到流程優(yōu)化、精進經(jīng)營的目的。」

系統(tǒng)取代打卡算考勤 避免耗時費力錯誤多

????????「剛到職時，利百代的廠區(qū)考勤都是紙卡作業(yè)，每到月底需蒐集紙卡，逐一登打到Excel 核算出缺勤、遲到及加班費；再提供薪水總表給總公司財務(wù)部核發(fā)，平均需要三天工時，甚至要加班才能完成結(jié)算的例行工作，實在太浪費時間?！估俅偣救速Y專員卓美如坦承一開始對於公司的紙本化作業(yè)並不適應(yīng)，但在導(dǎo)入系統(tǒng)初期，因傳產(chǎn)不喜變動的特質(zhì)，也曾遇到不少內(nèi)部雜音。

????????利百代電腦室資訊副理林明佳說，在利百代工作的人，年資都非常資深，對系統(tǒng)抗拒性也較重。ＨＲ 系統(tǒng)上線初期，電腦室及ＨＲ部門總是有接不完的電話、希望排除系統(tǒng)問題，如忘記帳密、怕Ｋｅｙ錯等。

????????為此電腦室及ＨＲ部門甚至直接前進各廠區(qū)，直接在每臺電腦上安裝教學(xué)、安排教育訓(xùn)練，盡可能降低基層人員的恐懼及不安，經(jīng)過三個月的混亂期，系統(tǒng)才平穩(wěn)順利地成功上線，獲得大家認同。

????????利百代中壢廠區(qū)人資專員劉千葒表示，導(dǎo)入系統(tǒng)後月結(jié)薪資不僅人力節(jié)省一半，出錯率更是大大降低，只要半天即可算出薪水總表?！竿高^系統(tǒng)掌握考勤異常並追單，不僅可確保準(zhǔn)確性，也可適時提醒員工?！棺棵廊缫残χf出使用ＨＲ系統(tǒng)的好處。

????????新法限制加班 系統(tǒng)卡控總時數(shù)

然而一例一休新制下，利百代面臨了更嚴(yán)苛的考驗?！赋诵菁偃占影噘M飆高二．七一四倍，特休假天數(shù)增加，最大癥結(jié)點是未放寬延長加班總時數(shù)，提供企業(yè)彈性運用加班的自主權(quán)?！估俅攧?wù)經(jīng)理林宇舜直指新法帶來的衝擊，除了暴增的人事成本外，也因加班時數(shù)限制、產(chǎn)能降低，無法接下急單，直接影響營收。

????????面對法令，企業(yè)雖無權(quán)修改，但可靠系統(tǒng)控管有效因應(yīng)，薪資單也趁此次導(dǎo)入一併優(yōu)化，「員工都說『現(xiàn)在的薪資條變得很漂亮』」劉千葒打趣地模仿員工反應(yīng)，她說目前各區(qū)薪資制度已統(tǒng)一，薪資單很清楚標(biāo)示出缺勤狀況、剩餘特休假等，員工也可自行進系統(tǒng)快速查詢。

ＨＲ應(yīng)用為集團帶來更多效益

????????再者，導(dǎo)入ＨＲ系統(tǒng)對產(chǎn)線的一大好處是能即時掌控當(dāng)日可用人力，做最適安排調(diào)度，確保產(chǎn)線不斷線。利百代中壢廠副廠長蔡秀錦以及人資專員劉千葒身兼廠務(wù)管理紛紛表示系統(tǒng)幫助自己節(jié)省許多「點人頭」的工作，得以挪出更多時間到現(xiàn)場關(guān)心員工的工作狀況。

????????「原先利百代配合各廠區(qū)當(dāng)?shù)貭顩r，分別有四、五個薪轉(zhuǎn)銀行，遲遲無法統(tǒng)一。趁著導(dǎo)入系統(tǒng)，特別與銀行談合作，以『免手續(xù)費』等誘因才讓員工願意改變原有使用習(xí)慣，節(jié)省總公司財務(wù)的作業(yè)時間?！估俅偣救速Y專員蔡雅淳點出在走入集團化管理時來自各分立單位的抗拒，但利用此次整合機會，不僅將公司的制度及流程一併重整，也提高了人事作業(yè)的公正及保密性。

????????「經(jīng)由鼎新陳孟羚顧問的流程梳理及建議，我們統(tǒng)一了各區(qū)的人事規(guī)範(fàn)；還有差旅、薪資等規(guī)章」卓美如分享系統(tǒng)簡化人資日常作業(yè)後，為人事制度及集團式管理整合帶來許多附加效益。

建置整合性資料庫 提供經(jīng)營決策

▲從七十年前生產(chǎn)各式文具至今，以卓越的品質(zhì)留住大批忠實顧客，陪伴無數(shù)人長大。( 圖為早期蠟紙生產(chǎn)樣貌，由利百代提供)

????????林明佳分析ＨＲ(人力資源管理)與EasyFlow(電子簽核)結(jié)合後，除了減少紙本作業(yè)，更可配合行動簽核加速業(yè)務(wù)進行，讓基層使用者更便利有感。未來電腦室再介接ＥＲＰ及ＨＲ系統(tǒng)到EasyFlow表單整合資料庫，利用數(shù)據(jù)管理使簽單流程更能確實地被分析與優(yōu)化。

????????蔡秀錦認為，當(dāng)人資可更精準(zhǔn)且快速完成薪資計算等事宜，即是降低了人資人事成本。卓美如也表示：「現(xiàn)在我們可以把節(jié)省的人力與時間拿來推行更多對公司有幫助的事務(wù)，比如規(guī)劃教育訓(xùn)練、健檢、員工福利、績效管理辦法，或是離職、任用制度等?！?/p>

????????張正昇從管理者的角度，期盼人資觀察例行性的數(shù)據(jù)找出異常、即時回饋，更可在未來人員管理及升遷考核上，提供更具可信度的資料分析。

????????林宇舜總結(jié)以上效益，認為導(dǎo)入人資系統(tǒng)後，除了統(tǒng)一作業(yè)提高ＨＲ部門行政工作績效、確保遵行勞動法令，更可進一步提供完整數(shù)據(jù)給主管做決策，最終達成組織獲利目標(biāo)，滿足股東的期待。

精準(zhǔn)數(shù)據(jù)創(chuàng)造營收 凝聚向心力

????????「我最大的期許就是統(tǒng)計數(shù)字能夠精準(zhǔn)，才能算出需要多少人力、多少設(shè)備，幫公司創(chuàng)造最大的利益?！共绦沐\期待未來導(dǎo)入Workflow ERP提高產(chǎn)能、精算成本，與電子簽核間的拋轉(zhuǎn)更密切，加速管理時效。他建議，日後傳產(chǎn)若有資訊化需求，第一波可考慮導(dǎo)入與基層切身相關(guān)、經(jīng)常需接觸的ＨＲ及EasyFlow系統(tǒng)，不只操作上較為簡易，習(xí)慣後也有助於再銜接其他系統(tǒng)。

????????對於利百代未來的資訊化藍圖，林明佳說明，近期的導(dǎo)入目標(biāo)是ＳＦＴ(廠區(qū)生產(chǎn)追蹤)及Workflow ERP，為因應(yīng)各廠不同工作形式，前期的流程梳理及定義就需花上不少時間，而ＨＲ及ＥＲＰ的員工資料也須拋轉(zhuǎn)完成，獲得完整數(shù)據(jù)後，接下來的ＢＩ(商業(yè)智慧)才能做出有意義的決策分析。

????????最後，張正昇語重心長地闡述利百代資訊化的重要意義：「希望透過系統(tǒng)管控及數(shù)據(jù)分析，看到背後潛藏的經(jīng)營風(fēng)險，雖然真實成本可能是我們沒有辦法忍受的，但唯有當(dāng)問題浮現(xiàn)，我們才能真正地去解決問題?！估俅逵少Y訊的即時透明來凝聚向心力，讓利百代每個人都為這個共同的家盡一份心力，一起控管成本。但資訊化之路才剛起步，未來將看重數(shù)據(jù)分析以做為經(jīng)營者決策的參考， 一家逾一甲子年歲的傳產(chǎn)公司，正漸漸地走向全面資訊管理的轉(zhuǎn)型願景中，相信在鼎新團隊互助合作下，利百代的蛻變指日可待。

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