臺灣鐵三角 整合多元化班別薪資結(jié)構(gòu)

屏除「人製」風(fēng)險 順利產(chǎn)出稅務(wù)申報資料

文：張馨倚

臺灣鐵三角

發(fā)布時間： 2018-10-23 14:45:00

企業(yè)流程管理

????????法令日新月異，尤其是與員工薪資息息相關(guān)的健保費率計算更不容忽視。臺灣鐵三角擁有多種班別，生產(chǎn)、門市、營業(yè)所及正常班等，薪資計算面相不同，如何架構(gòu)班別設(shè)定及處理考勤差異成為導(dǎo)入初期的首要任務(wù)。「新系統(tǒng)就要用新觀念，不能用舊有的概念來看待新系統(tǒng)！只要充份掌握系統(tǒng)的架構(gòu)與邏輯，並尋求後端客服協(xié)助，再困難的新事物都可以迎刃而解?！?/p>

　　工欲善其事、必先利其器！畫家需要一支好的畫筆、羽球選手需要一支好的拍子。同樣地，玩音樂的人也需要一個優(yōu)質(zhì)的影音設(shè)備。臺灣鐵三角長年來成為音樂人心目中不可或缺的好夥伴，Audio-Technica 於民國 77年在臺灣成立耳機(jī)及麥克風(fēng)生產(chǎn)中心，至今已有27年之久。以自主營運為目標(biāo)，在臺灣鐵三角的生產(chǎn)工廠以獨特的技術(shù)及品質(zhì)，營業(yè)額持續(xù)成長，擅長多種產(chǎn)品少量生產(chǎn)，在AT集團(tuán)的中心生產(chǎn)工廠佔有重要的位置！

　　高品質(zhì)管理及針對週邊環(huán)境的改善，在整齊、清潔的營運工廠中繼續(xù)發(fā)展，從民國97年7月成立臺北營業(yè)所在臺灣進(jìn)行銷售業(yè)務(wù)，希望愛用者對Audio-Technica繼續(xù)抱持希望及支持！由於臺灣鐵三角在臺灣臺北、臺中及高雄已有三處營業(yè)所，當(dāng)初因應(yīng)營業(yè)所成立故使用鼎新電腦Cosmos ERP做為流通銷售的支援系統(tǒng)，近年來則為因應(yīng)二代健保法令實施，擁有良好導(dǎo)入經(jīng)驗的臺灣鐵三角同樣選擇鼎新HR (人力資源)資訊化工作輔助。

管理挑戰(zhàn)

• 二代健保補(bǔ)充保費實施，舊系統(tǒng)無法因應(yīng)落實。

• 舊系統(tǒng)公司倒閉，缺費完善維護(hù)、版本更新及後勤客服支援。

• 薪資計算耗時費力，需耗費至少兩小時在逐筆人工鍵入再以excel轉(zhuǎn)出處理。

• 舊系統(tǒng)內(nèi)稽內(nèi)控不嚴(yán)謹(jǐn)，存在「人製」風(fēng)險，在隨意更改數(shù)值下，容易產(chǎn)生衝突使對帳紊亂。

• 在未休假獎金或特休買回狀況，需逐筆人工計算與排除，造成人力負(fù)荷。

• 稅務(wù)申報作業(yè)需處理至最後一刻才能順利提出，缺乏工作效率。

• 人工執(zhí)行計算幣別(日幣)匯率轉(zhuǎn)換作業(yè)。

導(dǎo)入效益

• 薪資計算成批處理，大幅降繁複的人工作業(yè)時間

• 每年薪資結(jié)構(gòu)條整，只需整理excel再匯入系統(tǒng)即完成，節(jié)省逐筆維護(hù)與鍵入的時間。

• 針對同仁未休假獎金或特殊買回狀況時，僅需設(shè)定參數(shù)並套入公式即算出數(shù)值，增加工作效率。

• 順利因應(yīng)稅務(wù)申報的繁瑣作業(yè)，不必再耗費精神處理至最後一刻。

• 完整的幣別(日幣)轉(zhuǎn)換，符合臺灣鐵三角日商公司之性質(zhì)，解決人工換算的困擾。

因應(yīng)新制實施 ?改變須從新思維開始

　　法令日新月異，尤其是與員工薪資息息相關(guān)的健保費率計算更不容忽視，當(dāng)民國102年二代健保實施，臺灣鐵三角考量整體臺灣市場發(fā)展趨勢與舊有系統(tǒng)整合程度，勢必要做出改變?！溉速Y系統(tǒng)須隨時適度修正以符合發(fā)令規(guī)範(fàn)，當(dāng)二代健保補(bǔ)充保費介入，且舊有系統(tǒng)無法更新及維護(hù)，使得每年稅務(wù)申報成為一個很大的問題?！古_灣鐵三角管理部主辦會計王麗梅(以下稱王姊)點出目前薪資計算的問題源頭。此外，因應(yīng)勞保費率調(diào)整、所得稅率扣除額和級距更新條款等因素，當(dāng)舊有系統(tǒng)已無法配合處理，只會徒增人工作業(yè)難處，亦是件繁瑣又耗費時間的事情。企業(yè)規(guī)模逐漸擴(kuò)大，至今員工數(shù)已達(dá)百人，王姊認(rèn)為應(yīng)要使用有效率且完善的系統(tǒng)制度來輔佐公司經(jīng)營成長。

新系統(tǒng)新觀念 嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)範(fàn)下的效率果實

　　回憶起導(dǎo)入之初，王姊笑著說最有感觸之處非新舊系統(tǒng)的觀念轉(zhuǎn)換莫屬了！「同仁使用舊系統(tǒng)已達(dá)十餘年，當(dāng)舊有思維已根深蒂固，要使用者重新建立新系統(tǒng)的觀念，在二套新舊思維的併行與磨合下，成為導(dǎo)入初期的痛苦深淵。甚至新系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)範(fàn)成為同仁怨聲載道的來源！」王姊皺起眉頭緩緩說著。鼎新HR規(guī)劃細(xì)緻，無法隨意修改已制定的參數(shù)及門檻，當(dāng)同仁面對不熟悉的操作介面又受到諸多限制，勢必要一段時間才能適應(yīng)。然而，臺灣鐵三角竟僅花一個月時間，就將使用十多年的舊系統(tǒng)、舊觀念全面拋除，這是難得一見的事情，讓我們感受到導(dǎo)入團(tuán)隊及使用者端的齊心協(xié)力。

　　「大家一致認(rèn)為HR非常好用！」王姊肯定地說，當(dāng)同仁操作純熟後，發(fā)現(xiàn)後端二次修改比率大幅降低、同時提升工作效率，大家才瞭解到初期抱怨不斷的嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)範(fàn)，已成為操作過程中不可或缺的一環(huán)，且同仁間深刻體會到只要願意學(xué)習(xí)適應(yīng)，任何困難都能克服，著實讓大家上了一課！若以公司管理角度來說，系統(tǒng)建立良好的控管機(jī)制，不僅降低人製的出錯率及紊亂程度，亦是件經(jīng)營優(yōu)勢，帶領(lǐng)全公司員工迎接勝利果實。

▲感謝臺灣鐵三角接受採訪(左起:臺灣鐵三角副總經(jīng)理、總經(jīng)理 近藤和久、主辦會計 王麗梅)

顧問用心陪伴 重新建構(gòu)多元化班別

　　由於臺灣鐵三角擁有多種班別，生產(chǎn)、門市、營業(yè)所及正常班等，在薪資計算面會有不同，因此如何架構(gòu)班別設(shè)定及處理考勤差異成為導(dǎo)入初期的首要任務(wù)。王姊對於導(dǎo)入過程侃侃而談：「非常感謝曼華顧問幫忙，用心協(xié)助大家釐清問題點，並將多元性的薪資結(jié)構(gòu)重新區(qū)分、從零規(guī)劃一套符合公司特性的計算方式，使操作上更加便利?！挂郧疤幚硇劫Y計算，需至少耗費兩小時在逐筆人工鍵入並以excel轉(zhuǎn)出，是件耗時又辛苦的事情；而現(xiàn)在透過媒體轉(zhuǎn)帳與成批處理，只需二分鐘即全部完成，倘若過程中帳戶出現(xiàn)錯誤時，其預(yù)警功能亦會馬上顯現(xiàn)，提醒同仁進(jìn)而修正。

　　話說至此，王姊對於系統(tǒng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)稽內(nèi)控大力讚賞：「使用舊系統(tǒng)可以恣意妄為更改，易產(chǎn)生衝突使對帳紊亂。而HR系統(tǒng)在內(nèi)稽內(nèi)控相當(dāng)嚴(yán)謹(jǐn)，每個人權(quán)限不同、無法任意鍵入數(shù)值，完全降低日後對帳的麻煩，我覺得這部份很棒?！?/p>

實現(xiàn)系統(tǒng)應(yīng)用價值 精進(jìn)作業(yè)流程

　　既然談及人資系統(tǒng)，當(dāng)年初與年底時，一定會面臨薪資調(diào)整結(jié)構(gòu)、特休假及稅務(wù)申報等特殊問題，碰到這些調(diào)整狀況時，HR系統(tǒng)如何協(xié)助臺灣鐵三角因應(yīng)呢？「完全減少人工處理的時間！」簡單明瞭的一句話是王姊的結(jié)論。她提到在每年薪資調(diào)整結(jié)構(gòu)僅需整理excel再匯入系統(tǒng)就完成了，幾乎節(jié)省逐筆維護(hù)及鍵入的時間。年底時，針對未休假獎金或特休買回狀況，也只需設(shè)定參數(shù)並套入公式即可算出數(shù)值與天數(shù)，相較一年多前還得筆筆人工計算與排除，不僅造成人力很大的負(fù)荷，也存在誤植風(fēng)險。然而，當(dāng)王姊回想起每年繁瑣的稅務(wù)申報作業(yè)時，導(dǎo)入當(dāng)年也順利執(zhí)行完成、完全不構(gòu)成問題，因以往都必須處理至最後一刻才能順利提出、弄得精神焦慮。此外，王姊特別提到因臺灣鐵三角屬日商公司，時常有日幣換算的狀況，此利用幣別設(shè)定功能，立即解決人工換算的困擾、大幅提升工作效率。

展現(xiàn)團(tuán)隊企圖心 攜手航向下一個里程碑

　　此次臺灣鐵三角導(dǎo)入HR系統(tǒng)僅花一個月時間，就將使用十餘年的舊系統(tǒng)全面拋開，導(dǎo)入團(tuán)隊的企圖心讓我們相當(dāng)敬佩。由於臺灣鐵三角亦使用鼎新Cosmos ERP系統(tǒng)，當(dāng)初導(dǎo)入團(tuán)隊與此次HR專案為相同人員，因此當(dāng)團(tuán)隊擁有兩次系統(tǒng)導(dǎo)入經(jīng)驗後，王姊再次強(qiáng)調(diào)「新系統(tǒng)就要用新觀念，不能用舊有的概念來看待新系統(tǒng)！」只要充份掌握系統(tǒng)的架構(gòu)與邏輯，並尋求後端客服協(xié)助，再困難的新事物都可以迎刃而解。未來，臺灣鐵三角在人事薪資方面預(yù)計與人事顧問公司合作，建置有效制度模式，期望在現(xiàn)有HR系統(tǒng)基礎(chǔ)下，與顧問公司相互整合達(dá)成需求，同時運用HR資料產(chǎn)出系統(tǒng)報表分析等，相輔相成地以提供高層長官有效運用、協(xié)助精準(zhǔn)決策分析，進(jìn)而提升公司營運能力！

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