明源橡膠強化製程管理，有效提升營運效益

優(yōu)化流程，建全人員分工及內(nèi)稽內(nèi)控

文：潘繼哲

明源橡膠

發(fā)布時間： 2018-06-09 12:15:00

企業(yè)流程管理 表單電子化

　　明源橡膠創(chuàng)立於1978年5月，工廠位於臺中港加工出口區(qū)，現(xiàn)為亞太區(qū)最大橡膠彈性體製造商之一。主要產(chǎn)品為天然膠和人造膠平面板帶，客戶大都為生產(chǎn)消耗性和工業(yè)用產(chǎn)品的知名製造商；明源橡膠深信客戶的成長是帶領成功的重要關鍵因素，所以本著熱誠、服務客戶以追求及建立長久的合作關係。

生產(chǎn)進度追蹤不易，客戶交期無法掌握

　　由於舊系統(tǒng)缺乏製造管理功能，無法追蹤生產(chǎn)進度及庫存管理，導致客戶交期無法掌握，需時時跟催現(xiàn)場人員，才能確保訂單如期出貨。此外，面對隨時變化的客戶需求只好仰賴大量人工作業(yè)，生管人員必需加班處理文件，並繁複調(diào)整生產(chǎn)排程，不旦影響生產(chǎn)進度，錯誤率也逐漸提高。隨公司擴展茁壯，舊系己無法因應當前業(yè)務量。

　　為解決當前管理問題讓現(xiàn)場資訊能更快速反應以，謝總經(jīng)理決定導入鼎新Workflow ERP。謝總經(jīng)理：「鼎新是當前ERP中的翹楚，我們很多客戶也都使用鼎新的系統(tǒng)，歷史悠久、功能完整、系統(tǒng)也穩(wěn)定，這是我們選擇鼎新的主要原因?！?/p>

BOM正確率提高，有效管理生產(chǎn)料況

　　導入Workflow ERP前，舊系統(tǒng)並未提供BOM管理，領料皆以管理者過往經(jīng)驗發(fā)料，此外，生產(chǎn)現(xiàn)場僅靠手工單據(jù)管理料件，不但浪費時間盤點也影響庫存準確率。「自從導入Workflow ERP，重新檢視BOM的架構並將正確的BOM建入系統(tǒng)，透過實際生產(chǎn)情況再微調(diào)，現(xiàn)在只要有在生產(chǎn)的產(chǎn)品，BOM都是正確的了」生管主管自信地說，「Workflow ERP可以讓我們設定分段發(fā)料，哪一道製程該發(fā)什麼料都設定好，屆時只需依指示領發(fā)料就好。且製令也帶有BOM的資訊，方便現(xiàn)場人員調(diào)閱是否有發(fā)錯料的情形！」

優(yōu)化流程，建全人員分工及內(nèi)稽內(nèi)控

　　導入Workflow ERP的過程，不僅發(fā)現(xiàn)平時作業(yè)流程的管理問題，也藉此機會優(yōu)化流程，重新檢視每項作業(yè)程序，為公司建立明確的SOP，未來人員交接、知識傳承時也比較快速。

　　一般企業(yè)常會有一人多工的情況，以致於職能區(qū)分不明確，加上明源橡膠因舊系統(tǒng)資訊與現(xiàn)場實際情形存有落差，導致問題追溯困難。Workflow ERP將人員權責拆分得更清楚，相較過去同仁更清楚知道自己所負責的作業(yè)流程。劉經(jīng)理提到：「業(yè)務在訂單管理上也嚴謹很多，過去沒有變更單的概念，現(xiàn)在ERP系統(tǒng)會協(xié)助把關，透過系統(tǒng)要求人員要落實每個管控點，系統(tǒng)也會記錄誰在何時做了什麼，可以快速釐清問題及責任。」回想剛導入系統(tǒng)時，因為不熟悉系統(tǒng)操作還有隔天補單的情況，但現(xiàn)在已可以當天打完當日的單據(jù)，資訊所帶來的的即時性跟準確性相較於過去都獲得了明顯的改善。

提高日常作業(yè)及分析作業(yè)效率

　　Workflow ERP單據(jù)前後勾稽功能也讓帳釐得更清楚，每個單據(jù)都能明確追蹤，省去過去需頻繁對帳的時間，「這真的是很棒的功能！而且每個動作都會有單據(jù)，雖然看起來是增加了工作量，但是對後續(xù)的分析非常有幫助！」

導入系統(tǒng)的困擾與應因

　　負責人：「一開始在輔導BOM的時候是我們認為最辛苦的部分，因為舊系統(tǒng)沒有建立完整的BOM，雖然相關人員都知道要用、發(fā)多少料，但執(zhí)行過程有許多變更，又因管理上不嚴謹，同仁疏忽系統(tǒng)建檔，導致短時間內(nèi)需將所有的BOM再重新收集、建置對我們來說相當麻煩。後來，我們將常用的BOM先建好，實際發(fā)料時發(fā)現(xiàn)問題後再做調(diào)整。最後透過把關，要求製令、BOM都要傳簽，如此才能提高資料的正確性，現(xiàn)在95%以上的BOM都正確地建好了?！?/p>

　　其次是生產(chǎn)排程發(fā)放製令的方式與過去不同，以往生管派工而現(xiàn)在則是透過ERP以BOM展開生產(chǎn)計畫，為因應現(xiàn)有的ERP管理，生管必須將現(xiàn)有生產(chǎn)派工方式改以開立製令方式執(zhí)行，與顧問多次溝通後才形成較符合明源廠內(nèi)的作業(yè)需求。

設立學習目標熟悉系統(tǒng)操作

　　提到輔導過程明源橡膠遭遇最大的困難為何？負責人保持平靜地說：「其實沒有什麼太大的問題，雖然多少會有同仁害怕改變，但我都會想辦法讓同仁了解新系統(tǒng)能為他們帶來的好處。而然，每個人學習速度不同，部分同仁身兼多職，使用的模組較多，便需要多花時間去操作，所以我會安排進度幫每個人設立學習目標。」可見明源橡膠謝總經(jīng)理導入ERP的態(tài)度與決心，以及明源橡膠同仁的支持，才能讓系統(tǒng)順利導入並發(fā)揮效益。

成功導入系統(tǒng)的關鍵因素

　　從訪談中歸納出明源橡膠成功上線的關鍵因素有以下三點：

1. 強而有力的領導者：輔導的過程中，明源橡膠的負責人對內(nèi)要求要全力配合、跟緊顧問安排的進度，定期安排人員上課並檢視學習狀況，給予明確的方向及作法讓同仁朝目標紮實邁進。負責人：「雖然每次顧問的要求對公司來說負荷蠻重的，還是要盡全力達到所安排的進度，先苦後甘?！?/p>

2. 成員積極配合：雖然對系統(tǒng)了解程度各有不同，但同仁並不排斥新的改變，遵循顧問的輔導腳步，全力配合學習與資料的建置。

3. 專業(yè)的顧問輔導：負責人不斷強調(diào)，除了上大班課程及E-Learning外，最需要的就是顧問來協(xié)助明源橡膠將流程重新定義並標準化以及協(xié)助規(guī)劃系統(tǒng)的整體架構。也因為顧問在輔導過程中嚴格要求，加上明源橡膠的強力配合，才能讓系統(tǒng)順利上線。

善用資訊軟體工具持續(xù)精進管理

　　明源橡膠已於2013年10月ERP系統(tǒng)正式上線，期間負責人仍持續(xù)督促人員進行教育訓練，過程中也陸續(xù)針對現(xiàn)況持續(xù)優(yōu)化及改善流程，「E化的好處在解決過去繁雜的人工作業(yè)並提供即使正確的分析資訊，即使同仁需花時間學習操作，但整體而言對公司是正面的，畢竟源頭管控好，後續(xù)才不會花更多時間在解決問題上。」道出了負責人的深謀遠慮?！笇隕RP的效益就在能幫公司建好明確的SOP外，主要就是庫存的掌握度增加，線上在製品的掌控也很清楚，單據(jù)前後串接達到內(nèi)稽內(nèi)控的效果?！鼓壳懊髟聪鹉z的舊系統(tǒng)僅用來查詢未建入ERP系統(tǒng)之BOM、途程的參數(shù)及過去的交易紀錄，當前明源橡膠的目標為將ERP的完整架構貫通，並在未來一年明源橡膠計劃進一步導入ERPII等相關系統(tǒng)。

▲感謝明源橡膠接受鼎新專訪。謝明源董事長(左五)、謝明?？偨?jīng)理(左七)、謝美玲協(xié)理(左十)、
林嬑醇出納(左四)、ERP專案PM謝宛臻(左八)、李美玉業(yè)務經(jīng)理(左二)及專案小組成員、
鼎新電腦中南區(qū)整合輔導事業(yè)部潘繼哲顧問師(左六)

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