東碩資訊內(nèi)控預(yù)警即時監(jiān)控營運流程

及時監(jiān)控內(nèi)控流程，改善缺失

文：曾佳恬

東碩資訊

發(fā)布時間： 2018-08-29 17:59:00

企業(yè)流程管理

東碩資訊與鼎新的淵源

　　東碩資訊創(chuàng)立於西元1983年2 月4 日，為全球著名專業(yè)之電腦週邊及無線消費性產(chǎn)品研發(fā)與生產(chǎn)製造商，主要業(yè)務(wù)項目為產(chǎn)製USB萬用匯流埠及連接器等電腦週邊設(shè)備、軟體設(shè)計研究開發(fā)及相關(guān)產(chǎn)品原料之進(jìn)出口業(yè)務(wù)。為順應(yīng)公司營收不斷持續(xù)成長，製造及財務(wù)資訊需全面系統(tǒng)化以有效率控管生產(chǎn)及結(jié)帳流程，於民國92年7月導(dǎo)入鼎新Workflow ERP系統(tǒng)，並於同年8月榮獲經(jīng)濟部頒發(fā)小巨人獎，92年4月公開發(fā)行且於93年7月於興櫃市場正式掛牌。

　　2013年為興櫃以上公司首度適用國際會計準(zhǔn)則(IFRS)年度，內(nèi)部控制制度須配合IFRS轉(zhuǎn)換一併調(diào)整修正，以往查核內(nèi)控是否有缺失，需向各部門申請調(diào)閱表單，溝通過程花費人力及時間，為有效率產(chǎn)出稽核報告及確保財報品質(zhì)，東碩除了將Workflow ERP升級至Workflow GP3.1，從系統(tǒng)產(chǎn)出IFRS財務(wù)報表，並於2012年9月導(dǎo)入鼎新內(nèi)控預(yù)警產(chǎn)品。

內(nèi)控預(yù)警產(chǎn)品的誕生

　　因應(yīng)國際會計準(zhǔn)則(IFRS)於民國101年1月1日正式上路，行政院金融監(jiān)督管理委員會於中華民國100年12月21日修正「公開發(fā)行公司建立內(nèi)部控制制度處理準(zhǔn)則」部份條文，主要修正重點為，第八條新增有關(guān)適用國際會計準(zhǔn)則之控制作業(yè)，並考量風(fēng)險管理之重要性，規(guī)範(fàn)各公開發(fā)行公司宜建立有效之風(fēng)險管理機制，以強化公司營運之控管，以確保國際會計準(zhǔn)則順利導(dǎo)入及提升財務(wù)報導(dǎo)品質(zhì)及內(nèi)控目標(biāo)。

　　鼎新電腦為順應(yīng)客戶於第一時間排除內(nèi)部控制異常問題，於2012年研究開發(fā)出內(nèi)控預(yù)警產(chǎn)品，該產(chǎn)品為一套完整涵蓋內(nèi)部控制八大循環(huán)別、作業(yè)別、控制點及檢核點的資訊工具，除了達(dá)到主管機關(guān)法令要求，亦協(xié)助企業(yè)利用IFRS轉(zhuǎn)換契機達(dá)到企業(yè)精進(jìn)管理之目的。

業(yè)界領(lǐng)先的資訊工具

　　東碩資訊資訊部吳世偉先生(以下簡稱William)表示：「在尚未導(dǎo)入內(nèi)控預(yù)警產(chǎn)品之前，各單位人工自行編制EXCEL，或從ERP篩選相關(guān)TABLE轉(zhuǎn)出EXCEL，提供給管理者或稽核單位供查核，另輔以鼎新的例外管理工具，透過系統(tǒng)內(nèi)建檢核點由資訊工具大量掃出ERP表單、單據(jù)是否有異常疏失」。

　　談到當(dāng)初為何選擇導(dǎo)入內(nèi)控預(yù)警產(chǎn)品：「東碩當(dāng)初決定採用鼎新的支持方案，主要原因在於目前資服廠商只有鼎新提供內(nèi)控預(yù)警的資訊工具，且考慮到內(nèi)部稽核人員查核的效率性及資訊化，以及管理者需透過稽核角度監(jiān)控哪些環(huán)節(jié)有問題或缺失，故內(nèi)控預(yù)警資訊工具為東碩的不二選擇」。

產(chǎn)品內(nèi)建標(biāo)準(zhǔn)控制點與檢核點，亦可依客戶需求彈性增修

　　導(dǎo)入過程中，首先由鼎新顧問對內(nèi)控各循環(huán)的主要使用者及稽核人員進(jìn)行教育訓(xùn)練，讓使用者了解內(nèi)控預(yù)警產(chǎn)品內(nèi)建那些標(biāo)準(zhǔn)的控制點與檢核點，接著鼎新顧問評估東碩本身的流程，需額外增修那些控制點及檢核點，將增修內(nèi)容維護(hù)至系統(tǒng)，以訂單逾期交件為例，該風(fēng)險除了影響公司信譽，也可能失去一筆大生意，如何降低該風(fēng)險，除了生產(chǎn)排程日期需嚴(yán)密監(jiān)控，業(yè)務(wù)單位定期追蹤訂單預(yù)交日也很重要，東碩希望可以透過內(nèi)控預(yù)警的設(shè)定，及時發(fā)現(xiàn)單據(jù)逾期交件的異常狀況，故於銷貨及收款循環(huán)的訂單處理作業(yè)，啟動「業(yè)務(wù)與客戶談妥交易，是否經(jīng)客戶確認(rèn)， 對於交期進(jìn)度應(yīng)列入控制」的控制點，利用標(biāo)準(zhǔn)檢核點「訂單逾期交件」，定期派送報表讓業(yè)務(wù)單位主動追蹤交期，另由鼎新顧問建議可彈性增修檢核點條件，另外加入「訂單即將逾期交件」的檢核點，讓系統(tǒng)提醒兩週後預(yù)交日即將到期的訂單，請業(yè)務(wù)單位提早跟催進(jìn)度，目前已定期派送報表給業(yè)務(wù)，成果相當(dāng)顯著，大幅減少訂單逾期交件的風(fēng)險。藉由ERP報表提供的訂單預(yù)計出貨明細(xì)表，輔以內(nèi)控預(yù)警提供的「訂單逾期交件」檢核點異常報表，即時提供管理當(dāng)局參考。

專案成功快速導(dǎo)入之因：工具操作簡易，搭配顧問內(nèi)控內(nèi)稽專業(yè)知識

　　分享導(dǎo)入系統(tǒng)時的建置過程，William說：「內(nèi)控預(yù)警使用介面很簡便，八大循環(huán)各作業(yè)別底層的控制點異常數(shù)及警示數(shù)，圖案簡單且明瞭，工具操作步驟具人性化，故工具操作難易度不是問題，導(dǎo)入過程主要遇到的挑戰(zhàn)為，需要先了解各個循環(huán)使用者的需求控管點，再把控管點的條件轉(zhuǎn)換成SQL指令，故需要深入了解使用者的需求」。William提到：「專案成功上線的主要原因，除了系統(tǒng)操作簡便，以及導(dǎo)入人員的積極參與另外由於鼎新顧問具備內(nèi)控內(nèi)稽專業(yè)知識，能站在使用者的角度提供專業(yè)建議，導(dǎo)入過程與顧問的互相配合，才能夠順利上線」。

導(dǎo)入內(nèi)控預(yù)警系統(tǒng)主要效益：及時監(jiān)控內(nèi)控流程，改善缺失

　　談及主要導(dǎo)入效益，William表示：「莫過於管理者可以透過稽核控制點及檢核點，於異常狀況及風(fēng)險發(fā)生的第一時間及時監(jiān)控哪些環(huán)節(jié)或流程有問題」。內(nèi)控預(yù)警專案從2012年9月份至2012年10月，上線僅花費一個月的工期，因此，東碩的使用者與管理階層非常讚賞鼎新研發(fā)的內(nèi)控預(yù)警產(chǎn)品，讓內(nèi)部稽核不再是一件勞民傷財?shù)氖虑?，除此以外，?nèi)控預(yù)警可透過稽核人員的觀點，在第一時間發(fā)現(xiàn)問題並讓問題尚未發(fā)生或擴散前即做妥善處理，滿足管理者即時監(jiān)控公司營運流程是否有缺失的需求，任何異常狀況會透過系統(tǒng)警示讓執(zhí)行者可以有效分析改善缺失，讓整個流程變得有效率，精進(jìn)企業(yè)流程。

▲感謝東碩資訊接受鼎新電腦企業(yè)專訪，參與內(nèi)控預(yù)警專案導(dǎo)入主要成員為資訊部吳世偉先生(圖中中間者)以及資訊部課長林佳寶先生(圖中右二)，鼎新電腦專案團(tuán)隊主要為翁淑美經(jīng)理(圖中右一)、 黃欣蒂總監(jiān)(圖中左二)以及曾佳恬顧問(圖中左一)， 拍攝地點為臺灣新北市新店區(qū)東碩資訊公司。

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