從落實權(quán)責管理到關(guān)鍵要素，千加科技掌握產(chǎn)業(yè)未來

CRM使銷售流程專案化管理 商機經(jīng)營不落勾

文：莊安君/黃子豪/陳惠芳/張嘉容

千加科技

發(fā)布時間： 2018-08-21 15:45:00

財務(wù)系統(tǒng) 內(nèi)稽內(nèi)控 進貨銷貨管理

　　千加科技股份有限公司，成立於2001年1月，主要代理海內(nèi)外各知名大廠所生產(chǎn)之電子零組件及耗材，銷售對象為涵蓋晶圓代工、記憶體、LCD、LED及太陽能等國際著名大廠。以臺灣經(jīng)驗為核心，不斷創(chuàng)新及跨越相關(guān)產(chǎn)業(yè)，擴展現(xiàn)有版圖並達成多元化之經(jīng)營模式，逐步跨入亞洲區(qū)相關(guān)客戶族群。千加科技誠信正直服務(wù)客戶，重視承諾、承擔責任，長期穩(wěn)定且以永續(xù)經(jīng)營的理念開拓市場，經(jīng)營客戶。

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導入緣起

工具面需求

千加科技原先是使用友商的ERP和CRM系統(tǒng)及電子簽核系統(tǒng)，因舊有的ERP系統(tǒng)控管寬鬆，無法達到部門的權(quán)責管理，基本上沒有形成簽核的流程制度，資料修改也沒有留存紀錄，造成資料的正確度比較低。在成本計算資料串接的部份，成本金額無法從配銷段串接到財務(wù)段，以致成本資料需由人工處理，正確性低。對業(yè)務(wù)人員所使用之CRM系統(tǒng)與ERP無法整合，維護時需重工於兩套系統(tǒng)中，影響到流程日常表單送簽功能不敷使用需求。

管理面需求

千加科技孫偉嵐總經(jīng)理希望透過導入ERP系統(tǒng)時，可以重新檢視公司作業(yè)流程，同時將公司標準流程制度建立好，讓內(nèi)部作業(yè)流程可以更加順暢。新進人員遵循公司內(nèi)控程序流程且快速上手，成員可由平日之日常異動中，產(chǎn)出不同報表以獲得最準確及最即時的資訊。經(jīng)過千加科技高階主管們審慎的評估內(nèi)部痛點及考量後續(xù)系統(tǒng)整合性及永續(xù)服務(wù)等因素後，選擇了鼎新ERP及ERPII 解決方案，並於2013年6月啟動鼎新Workflow ERP、Easyflow、Portal、CRM等系統(tǒng)整合導入專案。

高層的支持與全員努力配合，是成功導入的兩大助力

　　?輔導初期為鼓勵成員士氣，孫總經(jīng)理提出了獎勵方式，希望可以用最少的人力，達到最大的效果。由鼎新電腦顧問安排完整的整合輔導程序，雙方PM即時的溝通討論，每月定期檢討追蹤進度。ERP專案PM許小姐協(xié)助安排內(nèi)部學習採用鼎新職能分工學習、透過E-learning及大班課程縮短基礎(chǔ)操作學習時間、驗收計畫，使得學習過程按步就班進行。千加科技上下成員除了執(zhí)行日常工作，也更積極投入時間在學習新工具的應用上。有疑問就會主動提出，先由PM窗口招開會議討論，再將問題彙總提供給鼎新顧問，由顧問在輔導之中一併解決，有事前準備，及事後追蹤處理輔導時大大提升系統(tǒng)上線時效，方能在短短三個月就上線多套系統(tǒng)。

Workflow ?ERP導入效益

1.落實部門權(quán)責管理，解決資訊不準確問題

未導入鼎新ERP前，業(yè)務(wù)接到訂單時，完全沒有任何單據(jù)記錄，只有e-mail通知，不僅資訊不明、資料搜尋不易，且錯誤不易被發(fā)現(xiàn)。導入鼎新Workflow ERP後，透過單據(jù)簽核，明確顯示需負責的部門及人員，讓各部門人員了解此工作需負將資料維護正確，讓後續(xù)作業(yè)更能準確及快速串接。因為來源準確且有單據(jù)記錄，未來資料的搜尋更加簡易更能夠保存。

2.作業(yè)流程符合內(nèi)稽內(nèi)控，進而提高人員專業(yè)知識

??之前舊系統(tǒng)可達到的需求不高，尤其在財務(wù)部份，會計人員專業(yè)認知度不高，只處理一般帳務(wù)。導入系統(tǒng)後，讓帳務(wù)與系統(tǒng)的整合，作業(yè)無縫串接、資料勾稽、快速及正確產(chǎn)出財務(wù)報表，結(jié)帳日期可提前於每月10日結(jié)算完成。單據(jù)確實的執(zhí)行簽核及串接，讓千加科技作業(yè)流程足以符合內(nèi)稽內(nèi)控，且讓各單位部門人員了解自己權(quán)責所在，進而增加人員們的專業(yè)能力。

3.嚴密控管庫存，簡易產(chǎn)出報表

　　千加科技的客戶群大多為半導體大廠，協(xié)助客戶做備貨是必然的，在庫存量的控管方面很重要，尤其是呆滯品項的控管。鼎新ERP未上線前，由人工判斷，所以風險性很高。ERP上線後，增加由系統(tǒng)控管及判斷的雙重檢核，減少人為失誤，并利用庫存報表的產(chǎn)出，更能隨時了解庫存狀況及成本等資料。

整合資訊系統(tǒng)一致化

　　在使用舊系統(tǒng)時，千加科技各單位無依據(jù)用『職能權(quán)責』做工作項目的劃分，管理者除了常兼具球員和裁判的身份，並且非關(guān)係人員也無法設(shè)限避免取得非關(guān)資訊。為解決舊系統(tǒng)電子表單系統(tǒng)整合及OA表單設(shè)計開發(fā)性較不完整的難題，千加科技進一步的評估后，選擇鼎新Easyflow電子表單系統(tǒng)的解決方案。

　　過往作業(yè)流程中，業(yè)務(wù)、採購皆透過EXCEL表格進行人工送簽審單，最後再由財務(wù)統(tǒng)一將資料建置在ERP系統(tǒng)，以致於重工費時，難以掌握審核進度。藉由Workflow ERP職能權(quán)責劃分，使用採購及業(yè)務(wù)專業(yè)分工，業(yè)務(wù)便能夠更專心致力於業(yè)績上；採購單位導入系統(tǒng)后產(chǎn)生獨立單位，讓採購能夠於議價上更加精進。系統(tǒng)應用管理區(qū)分個別系統(tǒng)功能，為簡化使用者操作介面，透過Portal將企業(yè)內(nèi)部資訊整合，並使用單一帳號管道，取得個人所需資訊，籍以進行更精確決策實施。使用者可直接在Portal上簽核電子表單，並在簽核過程中又可即時查詢ERP相關(guān)資訊，以作為審核表單參考來源，有效簡化多套系統(tǒng)整合資訊，使用者不需再記多組帳號及密碼。

權(quán)責劃分制度化

　　孫總經(jīng)理表示：『制度需先落實，落實制度後再下放權(quán)限，部門營運才會完整』。輔導過程中，鼎新顧問建議應付憑單單據(jù)輸入需簡而易懂，因此訂出相關(guān)淺顯易懂會計科目，使用者能夠簡單填寫申請，流程更加順暢，一切事物皆ｅ化。因此, 總經(jīng)理無論是在公司或家裡皆即時掌握，然而權(quán)責劃分後審查單量越來越多。透過Easyflow電子表單系統(tǒng)，將業(yè)務(wù)、採購、財務(wù)日常單據(jù)作業(yè)，進行流程ｅ化，改善人工傳簽，並由流程關(guān)卡訂定出程序與制度，讓各單位責任更加清楚及透明，使得原申請人可立即得知流程進度。依據(jù)系統(tǒng)提供簽核時效趨勢進行分析，改善公司流程，並找出簽核瓶頸，提出解決方案。徹底ｅ化，減少重工問題，請假、加班、應付憑單…等。孫總經(jīng)理和高階主管身體力行、親力親為，因此電子表單順利上線，千加科技一套完整的制度順利落實。

CRM使銷售流程專案化管理? 商機經(jīng)營不落勾

　　在導入CRM之前，千加科技的業(yè)務(wù)人員已經(jīng)有登打日報的習慣，但以往的日報必須以人為的方式建立相同日報標題，透過排序才能將相關(guān)的日報集中呈現(xiàn)，對於主管而言查詢各商機的經(jīng)營狀況並不方便。

　　導入鼎新CRM後，顧問建議在業(yè)務(wù)日常作業(yè)SOP中新增一個步驟：業(yè)務(wù)人員在經(jīng)營客戶時，可將有潛力的商機立案，之後即可透過日報登打來回饋資訊。簡單的流程變更，卻能將商機以專案的方式做管理，讓商機經(jīng)營的歷程、最新狀況及報價細節(jié)系統(tǒng)化彙整，業(yè)務(wù)主管可以更有效率的了解業(yè)務(wù)人員手上的商機數(shù)量、並可進一步關(guān)切商機跟催是否及時、與客戶溝通是否到位。

自動化與個人化，為未來應用重點

　　千加科技於2013年9月完成系統(tǒng)上線之目標，並已於12月已順利完成三個月成本結(jié)算。目前千加科技的系統(tǒng)已達成孫總經(jīng)理要求步上軌道，正規(guī)劃應用標準的CRM報表及批次傳送功能。由系統(tǒng)週期性自動預警重要商機及客戶經(jīng)營停滯狀況，運用專屬的首頁整合業(yè)務(wù)主管常用VIEW及系統(tǒng)流程圖，必能有助於銷售決策的擬定，並快速掌握團隊狀況。掌握資訊科技最新應用成為企業(yè)的競爭利器，才能掌握產(chǎn)業(yè)的未來。

▲感謝《千加科技》接受鼎新電腦專訪 。
右起千加科技孫偉嵐總經(jīng)理、千加科技電腦化推行小組、右三鼎新電腦顧問師陳惠芳

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