科森複合材料內(nèi)稽內(nèi)控 邁入多角化經(jīng)營(yíng)

建立SOP 強(qiáng)化內(nèi)稽內(nèi)控能力

文：林忠平

科森複合材料股份有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-08-17 10:53:00

集團(tuán)管理

研製碳纖複合材料 輕量又環(huán)保

　　董事長(zhǎng)周丁才先生於民國(guó)100年4月創(chuàng)立科森複合材料股份有限公司，秉持誠(chéng)實(shí)務(wù)本，創(chuàng)新改革、服務(wù)社會(huì)的經(jīng)營(yíng)理念，朝向國(guó)際化、多角化的經(jīng)營(yíng)方向，持續(xù)開拓其他海外事業(yè)據(jù)點(diǎn)。目前產(chǎn)品聚焦於環(huán)保材質(zhì)的複合材料(如碳纖維)，可運(yùn)用在3C產(chǎn)品的外殼上等，主要強(qiáng)調(diào)其鋼性及輕量化，可取代鋁鎂合金、重複塑型再回收利用，減少地球資源浪費(fèi)，並兼具環(huán)保功能。

▲科森串接流程並帶動(dòng)跨部門溝通，提升內(nèi)稽內(nèi)控能力，縮短後端人員報(bào)表製作時(shí)間，提升工作效率。
感謝科森客戶接受鼎新電腦的採(cǎi)訪?？粕芾聿織钜缛饏f(xié)理(左三)、生產(chǎn)部 呂安洲經(jīng)理(右三)、鼎新電腦專案經(jīng)理林忠平(左二)、輔導(dǎo)顧問(wèn)楊泓益(右二)

除舊佈新 改善作業(yè)程序，迎接大量訂單

科森複合管理部楊溢瑞協(xié)理(以下簡(jiǎn)稱楊協(xié)理)提到，尚未導(dǎo)入鼎新系統(tǒng)前，公司面臨到幾項(xiàng)困難：

1. 當(dāng)初導(dǎo)入的舊系統(tǒng)，是從財(cái)務(wù)角度切入，並沒(méi)有做一個(gè)完整的整合規(guī)劃，當(dāng)接到大量訂單時(shí)，發(fā)現(xiàn)舊系統(tǒng)無(wú)法整合。

2. 舊系統(tǒng)沒(méi)有月結(jié)程序，當(dāng)財(cái)務(wù)長(zhǎng)或總經(jīng)理需要財(cái)務(wù)資料時(shí)，同仁才開始彙整資料，人員需花費(fèi)大量時(shí)間做出高階主管所需要的各項(xiàng)報(bào)表。

3. 銷售單位因客戶需求而有變化，導(dǎo)致內(nèi)部作業(yè)與庫(kù)存管理無(wú)法同步整合，庫(kù)存數(shù)量無(wú)法精確控管，呆帳過(guò)高。

4. 最後，因公司員工組成多元化，更不乏從各大上市公司轉(zhuǎn)職而來(lái)，所以內(nèi)部作業(yè)流程常有不同的意見與個(gè)人堅(jiān)持，無(wú)法進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃。

　　在公司不斷成長(zhǎng)的前提之下，如果沒(méi)有更精準(zhǔn)的報(bào)表及系統(tǒng)支持，上述各項(xiàng)困難會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重，人員負(fù)擔(dān)也會(huì)越來(lái)越重，未來(lái)面對(duì)營(yíng)運(yùn)管理及資金運(yùn)作更容易出現(xiàn)問(wèn)題。於是科森開始積極找尋國(guó)內(nèi)優(yōu)質(zhì)穩(wěn)健的ERP廠商來(lái)協(xié)助公司解決困難，最後決定與臺(tái)灣市佔(zhàn)率最高、擁有最豐富輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)的鼎新電腦攜手合作，以期能更快速有效的掌握公司營(yíng)運(yùn)狀況。

建立SOP 強(qiáng)化內(nèi)外稽核管理

　　透過(guò)鼎新完整的ERP及ERPII系統(tǒng)整體規(guī)劃及專業(yè)的顧問(wèn)輔導(dǎo)經(jīng)驗(yàn)，引導(dǎo)科森各職能主管&Users充分討論，經(jīng)由內(nèi)部決議產(chǎn)出科森公司的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程(SOP)，以符合內(nèi)稽內(nèi)控(ISO)的規(guī)範(fàn)。在科森夥伴與鼎新電腦的顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)的共同努力下，目前已有明顯的導(dǎo)入效益：

管理挑戰(zhàn)

• 公司內(nèi)部無(wú)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，人員出錯(cuò)機(jī)率高、新手人員磨合期長(zhǎng)。

• 沒(méi)有月結(jié)程序，當(dāng)有報(bào)表產(chǎn)出的需求時(shí)，同仁得花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)回溝通與確認(rèn)資料。

• 前後端流程未整合，無(wú)法精確控管庫(kù)存數(shù)量及因應(yīng)大量訂單，積壓庫(kù)存。

• 人工Excel計(jì)算出勤、薪資，耗時(shí)又容易出錯(cuò)；亦無(wú)法跟上公司規(guī)模、人員擴(kuò)增的成長(zhǎng)腳步。

應(yīng)用效益

• 顧問(wèn)團(tuán)隊(duì)協(xié)助產(chǎn)出標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程及操作手冊(cè)，成為人員學(xué)習(xí)的依據(jù)，加速學(xué)習(xí)進(jìn)度，減低學(xué)習(xí)成本。

• 每月10號(hào)準(zhǔn)時(shí)產(chǎn)出對(duì)帳單，能立即產(chǎn)出報(bào)表，順利結(jié)算成本及總帳資料，明顯減低財(cái)務(wù)人員負(fù)擔(dān)。

• 流程標(biāo)準(zhǔn)化後，得依據(jù)流程執(zhí)行，充分落實(shí)執(zhí)行力、強(qiáng)化稽核管理，以符合內(nèi)稽內(nèi)控規(guī)範(fàn)。

• 配合“品號(hào)再補(bǔ)貨建議表”與“LRP需求”，雙向控管原物料與庫(kù)存存量與備量，提升訂單達(dá)交率。

• 出勤紀(jì)錄、薪資計(jì)算電腦化，取代原本Excel計(jì)算方式；可彈性調(diào)整薪資公式，快速有效計(jì)算薪資。

1.制定標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，強(qiáng)化稽核管理：

　　在專案導(dǎo)入期，透過(guò)管理部楊協(xié)理的配合與要求，以平均的概念為本，進(jìn)行討論，並接納ERP顧問(wèn)所提出的階段性建議；日常的單據(jù)輸入作業(yè)，已能透過(guò)系統(tǒng)的規(guī)範(fàn)及限制，達(dá)到流程改善、強(qiáng)化稽核管理、產(chǎn)銷協(xié)調(diào)、導(dǎo)入正規(guī)化的效益。另也改善了原本的訂單預(yù)測(cè)管理，利用系統(tǒng)管理機(jī)制，控管接單與生產(chǎn)進(jìn)度，並準(zhǔn)確管理料件的進(jìn)出，提升庫(kù)存準(zhǔn)確率。再者，內(nèi)部對(duì)於標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程是渴望的，透過(guò)鼎新顧問(wèn)的建議，順利產(chǎn)出各項(xiàng)職能別的標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，讓內(nèi)部人員進(jìn)行日常作業(yè)時(shí)能有所依據(jù)，即時(shí)輸入單據(jù)；此外透由強(qiáng)化檢核，減少人員出錯(cuò)的機(jī)率，有效減低後端額外調(diào)整的負(fù)擔(dān)。最後，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，產(chǎn)出各單位的詳細(xì)操作手冊(cè)，不但可以當(dāng)作企業(yè)資產(chǎn)，更能減低人員異動(dòng)頻率或新進(jìn)員工的學(xué)習(xí)成本，縮短接手人員的磨合期，讓新手人員更快上線。

2.落實(shí)月結(jié)程序，縮短財(cái)務(wù)報(bào)表製作時(shí)間，達(dá)成總帳控管效益：

　　由於導(dǎo)入鼎新Smart ERP系統(tǒng)之前並無(wú)月結(jié)觀念，以往產(chǎn)出高階主管需要的財(cái)務(wù)報(bào)表時(shí)，得花費(fèi)大量時(shí)間來(lái)回溝通與資料確認(rèn)。在現(xiàn)有的系統(tǒng)規(guī)範(fàn)下，透過(guò)顧問(wèn)的詳細(xì)解說(shuō)與引導(dǎo)，讓財(cái)務(wù)人員了解月結(jié)的重要性，充分利用系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)程序與報(bào)表，每月10號(hào)準(zhǔn)時(shí)產(chǎn)出對(duì)帳單，並順利對(duì)帳完成。月結(jié)之後，能快速解決各項(xiàng)資料問(wèn)題，順利結(jié)算成本及總帳資料，並立即透過(guò)系統(tǒng)產(chǎn)出高階主管所需要的報(bào)表，明顯減低財(cái)務(wù)人員的負(fù)擔(dān)。

3.解決料件單位議題，達(dá)成庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確控管效益：

　　透由顧問(wèn)輔導(dǎo)解說(shuō)與引導(dǎo)，讓使用者了解庫(kù)存、銷售、採(cǎi)購(gòu)的特性，運(yùn)用系統(tǒng)品號(hào)資料建立，提供單位換算功能，與製造雙單位；同時(shí)解決單位與呆滯料未處理問(wèn)題，讓使用者可以清楚認(rèn)知，不同的狀況應(yīng)輸入何種對(duì)應(yīng)單位，避免造成出貨疑慮，並能夠準(zhǔn)確控管庫(kù)存數(shù)量。

4.完整流程整合規(guī)劃，準(zhǔn)確控管業(yè)務(wù)接單與生產(chǎn)進(jìn)度，準(zhǔn)時(shí)達(dá)交：

　　經(jīng)由輔導(dǎo)與內(nèi)部當(dāng)責(zé)人員的腦力激盪，按照平均的概念進(jìn)行取捨，順利整合訂單、製造、採(cǎi)購(gòu)，引導(dǎo)LRP物料需求；並依照管理需求，利用單據(jù)單別的功能，管理各項(xiàng)流程。此外規(guī)劃品號(hào)庫(kù)存補(bǔ)貨政策，配合“品號(hào)再補(bǔ)貨建議表”與“LRP需求”，雙向控管原物料需求與庫(kù)存安全存量與備量；再加上實(shí)際生產(chǎn)資料的蒐集，讓生產(chǎn)人員取得即時(shí)資料、控管生產(chǎn)進(jìn)度，準(zhǔn)確在交期內(nèi)出貨，提升訂單達(dá)交率。

5.透過(guò)人資系統(tǒng)導(dǎo)入，讓薪資計(jì)算變的更彈性：

　　導(dǎo)入HR系統(tǒng)，順利將出勤紀(jì)錄、薪資計(jì)算電腦化，取代原本Excel計(jì)算方式。藉由系統(tǒng)的支持，未來(lái)公司規(guī)模擴(kuò)增及員工數(shù)量增加時(shí)，將能持續(xù)進(jìn)行有效及精確的管理，順利達(dá)成第一階段的目標(biāo)。

複製成功經(jīng)驗(yàn) 為日後建廠助力

　　經(jīng)過(guò)此次的系統(tǒng)輔導(dǎo)上線，在組織層面上，發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)能力，提升主管的責(zé)任感及執(zhí)行力；在系統(tǒng)與流程面上，串接流程並帶動(dòng)跨部門溝通，順利整合SFT，提升內(nèi)稽內(nèi)控能力，亦便於掌握、即時(shí)運(yùn)用資訊，縮短後端人員報(bào)表製作時(shí)間，提升工作效率。未來(lái)在大陸廠區(qū)實(shí)際運(yùn)作之時(shí)，期待複製臺(tái)灣管理與生產(chǎn)模式的成功經(jīng)驗(yàn)，縮短建廠關(guān)鍵時(shí)間。也期望能將被動(dòng)化為主動(dòng)，提高執(zhí)行力，讓公司全面e化、讓制度更加穩(wěn)健，以達(dá)永續(xù)經(jīng)營(yíng)、業(yè)績(jī)蒸蒸日上的願(yuàn)景。

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