法商英欣公司HR在地因應(yīng)，人資資訊化大躍進(jìn)

建立透明稽核機(jī)制 有效管理並提升作業(yè)效率

文：謝惠珺

法商英欣公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-11-05 18:28:00

一例一休

? ? ? ?坐落於高雄大發(fā)工業(yè)區(qū)中的英欣股份有限公司，是法商Imerys 集團(tuán)100%持有之子公司。Imerys為全球性礦產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)企業(yè)，子公司遍佈超過50國，據(jù)點(diǎn)更多達(dá)250處，針對(duì)如此龐大的集團(tuán)企業(yè)，資訊化的管理刻不容緩，各子公司的稽核管理也正在逐步落實(shí)。

　　鏡頭聚焦回臺(tái)灣大發(fā)，英欣公司於1995年成立至今，一路穩(wěn)定發(fā)展，年產(chǎn)量約40,000噸，產(chǎn)品主要應(yīng)用於紙用塗料原料，目前主要供應(yīng)臺(tái)灣造紙大廠中華紙漿股份有限公司大樹廠。此外，亦應(yīng)用於塑膠及橡膠製品之原料。

　　而針對(duì)法國總公司對(duì)於各地人資系統(tǒng)資訊化的要求，英欣評(píng)估了臺(tái)灣各家廠商，於2016年開啟了與鼎新HR系統(tǒng)的緣分...

集團(tuán)公司資訊化要求 稽核機(jī)制建立

　　「法國總公司對(duì)於各分公司的計(jì)薪系統(tǒng)主要的要求是能夠達(dá)到資訊化與稽核的管理，稽核對(duì)於我們公司來說是很重視的。」第一次接觸英欣時(shí)，人資系統(tǒng)主要負(fù)責(zé)人員婉玲就很清楚的說到本次導(dǎo)入專案的主要目的。

　　母公司希望藉由HR資訊系統(tǒng)的導(dǎo)入，能夠使得薪資結(jié)算不再以"人制”為主，應(yīng)該捨棄對(duì)於Excel或紙本人工統(tǒng)計(jì)的依賴，確實(shí)做到系統(tǒng)化管理、資訊透明即時(shí)、出勤與薪資紀(jì)錄完整確實(shí)。更重要的是母公司人員可隨時(shí)稽核資料，且特別注重薪資計(jì)算後，審核與轉(zhuǎn)帳的處理，必須透過權(quán)限設(shè)置，避免任何人為調(diào)整的機(jī)會(huì)；並且透過簽核，嚴(yán)謹(jǐn)卡控與自動(dòng)化處理加速資料處理的效率並且達(dá)到內(nèi)控制度控管。對(duì)於這樣的需求，鼎新在售前就先了解客戶真正的需求，並且先規(guī)劃了相對(duì)應(yīng)的解決方案。

　　透過鼎新團(tuán)隊(duì)的努力，導(dǎo)入期間順利於售前評(píng)估成本範(fàn)圍內(nèi)完成各項(xiàng)功能，調(diào)整系統(tǒng)達(dá)到了以下效益：

1. 因母公司要求須嚴(yán)格控管薪資資料的正確性與機(jī)密性，故調(diào)整系統(tǒng)於薪資計(jì)算後必須經(jīng)過財(cái)務(wù)主管與廠長之兩道電子化簽核關(guān)卡，才可進(jìn)行薪資轉(zhuǎn)帳操作，透過多關(guān)簽核之權(quán)限控管，使薪資計(jì)算多一份保障。

2. 為避免人為因素或蓄意異動(dòng)銀行帳號(hào)，故設(shè)計(jì)異動(dòng)銀行帳號(hào)之簽核機(jī)制，杜絕惡意調(diào)整或錯(cuò)誤的可能。

3. 因應(yīng)母公司即時(shí)且嚴(yán)謹(jǐn)之稽核需求，增加薪資前後月份比對(duì)報(bào)表，提供母公司清楚透明之稽核資訊。

　　透過上述清楚且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男劫Y管理機(jī)制，可使母公司準(zhǔn)確的掌握薪資資訊，也落實(shí)資訊系統(tǒng)的管理效益。而過程中遇到的種種問題，也因?yàn)橛卸π聢F(tuán)隊(duì)的支援，得以使得整個(gè)專案進(jìn)度進(jìn)展順利，「鼎新HR服務(wù)團(tuán)隊(duì)有耐心的協(xié)助我處理操作相關(guān)問題，特別是客製的部份，也都很即時(shí)的排除使用上遇到的狀況?！惯@也是HR系統(tǒng)上線後，婉玲對(duì)於鼎新服務(wù)團(tuán)隊(duì)的肯定。

提升例行考勤結(jié)薪作業(yè)效率

　　透過顧問的輔導(dǎo)與婉玲的全力配合，HR系統(tǒng)的導(dǎo)入僅用了3個(gè)月的時(shí)間，即順利上線計(jì)薪。系統(tǒng)導(dǎo)入後，有效地將以前須人工作業(yè)的流程省略，著實(shí)幫婉玲省去許多作業(yè)時(shí)間，大大提升工作效率。

　　例如，因應(yīng)產(chǎn)業(yè)特性，公司有輪班人員需求，也會(huì)有輪休、停機(jī)休、多休少休的天數(shù)問題，以前都需人工統(tǒng)計(jì)與結(jié)算，目前透過系統(tǒng)排班流程、薪資公式的彈性設(shè)定，能夠精準(zhǔn)的完成排班，並結(jié)算員工休假天數(shù)，也都減少了人工作業(yè)計(jì)算的時(shí)間，顯著的提升例行事務(wù)上的管理效率，使婉玲能夠有更多的時(shí)間來安排其他工作。

　　又如，透過系統(tǒng)化計(jì)薪結(jié)算，除了節(jié)省作業(yè)時(shí)間、提升作業(yè)效率外，也能精準(zhǔn)計(jì)算，減少人為或Excel作業(yè)上的錯(cuò)誤。導(dǎo)入薪資驗(yàn)算過程中，就曾經(jīng)發(fā)現(xiàn)過去計(jì)薪或是勞健保計(jì)算上的小誤差，現(xiàn)在透過鼎新HR系統(tǒng)的精準(zhǔn)計(jì)算，正確率100%，讓婉玲於計(jì)算薪資時(shí)也放心不少。

上線前後效益比對(duì)表

提升一例一休法令快速因應(yīng)能力

　　2016年12月23日，因應(yīng)臺(tái)灣一例一休法令實(shí)施，各公司人資人員手忙腳亂之時(shí)，鼎新也早已安排相關(guān)資源與系統(tǒng)因應(yīng)，透過鼎新提供的客服與課程資源，以及2017年初安排的一次顧問輔導(dǎo)，鼎新協(xié)助指引HR系統(tǒng)對(duì)於一例一休制度中，加班費(fèi)與特休設(shè)定之因應(yīng)，婉玲很快地即可自行使用系統(tǒng)對(duì)應(yīng)，正確計(jì)算加班費(fèi)，也掌握新制特休所需之相關(guān)設(shè)定，一例一休法令的銜接，完全不用擔(dān)心。

　　提及特休，英欣的特休制度頗為特別，採用兩種制度並行，早期進(jìn)入公司之員工使用曆年制計(jì)算、近幾年進(jìn)入公司的員工則改用個(gè)人周年制計(jì)算，也因此，每年需人工統(tǒng)計(jì)員工當(dāng)年特休，並且紙本假單紀(jì)錄與維護(hù)，這些繁雜的作業(yè)流程，也於導(dǎo)入系統(tǒng)後不復(fù)存在了。不僅兩套特休制度可同時(shí)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算，因應(yīng)一例一休新制特休之邏輯，系統(tǒng)除了快速因應(yīng)調(diào)整之外，也增加了個(gè)人周年制的每月結(jié)算功能，減少了使用個(gè)人周年制的公司需每月執(zhí)行結(jié)算的煩惱，讓婉玲也對(duì)於未來法令的異動(dòng)十分放心。

合作關(guān)係建立 導(dǎo)入成功因素

　　導(dǎo)入過程中，婉玲高度的配合，以及財(cái)務(wù)主管彭經(jīng)理給予的支持，是重要的成功關(guān)鍵，除了婉玲都於約定時(shí)程內(nèi)協(xié)助完成各項(xiàng)工作、彭經(jīng)理也安排所需支援外，兩位也給與鼎新很大的信任，對(duì)於程式調(diào)整需求確認(rèn)、溝通也都盡力配合。過程中，曾因?yàn)橛⑿纼?nèi)部網(wǎng)路權(quán)限控管嚴(yán)謹(jǐn)，資訊系統(tǒng)統(tǒng)一由新加坡資訊單位提供協(xié)助，導(dǎo)致鼎新人員安裝部份設(shè)置與連線不易，也都因?yàn)榕斫?jīng)理、婉玲以及英欣資訊人員的協(xié)助，才得以排除萬難，完成系統(tǒng)設(shè)置。

　　總結(jié)導(dǎo)入過程，英欣能夠如此順利導(dǎo)入與上線，可歸因於以下幾項(xiàng)成功因素：

1. 售前對(duì)專案的了解與完善規(guī)劃評(píng)估。

2. 導(dǎo)入顧問與專案成員之配合程度。

3. 高階主管支持與參與。

4. 鼎新服務(wù)團(tuán)隊(duì)的即時(shí)支援與熱情服務(wù)。

　　目前英欣正持續(xù)穩(wěn)定的使用鼎新HR系統(tǒng)，也對(duì)於鼎新給予正面的評(píng)價(jià)，對(duì)於鼎新顧問與服務(wù)團(tuán)隊(duì)而言，能夠提升企業(yè)作業(yè)與營運(yùn)效率，並且獲得客戶滿意的笑容，即是導(dǎo)入專案的最大回饋與成就感了！

更多案例