亞生特電業(yè)-善用EasyFlow電子簽核系統(tǒng)，精進公司e化成效

文：陳杏君

亞生特電業(yè)

發(fā)布時間： 2018-06-08 17:42:00

企業(yè)流程管理

公司簡介

　　亞生特電業(yè)股份有限公司創(chuàng)立已近三十年，以專案生產(chǎn)汽車、機車、電子、電機配線為主。並依據(jù)客戶的需求，從開發(fā)、設(shè)計、生產(chǎn)至出貨，提供完整流程服務(wù)，滿足客製化產(chǎn)品的需求。

　　亞生特電業(yè)是擁有多家國內(nèi)、外中車廠認證合格之供應(yīng)商，提供適時適量之產(chǎn)品與品質(zhì)，提升客戶佳的競爭利基。

公司願景

成為汽車工業(yè)最佳合作夥伴

經(jīng)營理念

人性化管理?
品質(zhì)向上?
顧客滿意

更多資訊：http://www.yacenter.com.tw/

e化重新整合佈局

　　亞生特在2002年已導(dǎo)入鼎新Smart ERP，在歷經(jīng)十年後考量公司未來發(fā)展，開始評估兩種改善方案，第一種是將原Smart ERP升級到最新版本，第二種是直接購買WorkFlow ERP並且重新導(dǎo)入ERP，重新規(guī)劃編碼原則以改善先前編碼不足的問題。2014年公司E化著手重新佈局，在楊逸翔特助總籌下，整理出日常作業(yè)經(jīng)常遇到的問題，例如：原先使用小型HR套裝軟體，每個月計算薪資、統(tǒng)計加班時間及比對資料花費很多時間，希望加速作業(yè)時間。另外紙本流程若需簽核至總經(jīng)理，因為總經(jīng)理經(jīng)常不在辦公室，往往需要等總經(jīng)理回公司才能簽核。當(dāng)時亞生特公司剛好聘請的資訊人員張世銘先生，張先生之前有使用過EasyFlow系統(tǒng)，故建議使用鼎新EasyFlow系統(tǒng)，並搭配鼎新HRM系統(tǒng)，將人事表單紙本e化減少人工作業(yè)，並將簽核系統(tǒng)帶入公司日常作業(yè)。因此2014年亞生特購買鼎新WorkFlow ERP、EasyFlow、HRM系統(tǒng)，公司內(nèi)部並組成專案團隊，由楊逸翔特助擔(dān)任專案負責(zé)人，帶領(lǐng)黃美娟課長及張世銘先生導(dǎo)入系統(tǒng)。

　　楊逸翔特助表示以公司管理角度來看，希望藉由導(dǎo)入EasyFlow電子簽核系統(tǒng)提昇人員作業(yè)效率、減少紙本作業(yè)，並希望搜集資料及分析會更輕鬆方便，以往紙本報表要轉(zhuǎn)成電子檔需人工手動輸入，曾經(jīng)發(fā)生資料錯誤及重複輸入的問題。因此開始導(dǎo)入人事表單走電子簽核時，現(xiàn)場單位由組長填寫請假單、加班單，間接單位則由員工自行填寫，內(nèi)部導(dǎo)入過程中，員工上班、下班、計算加班刷卡需要按指紋機，員工一開始對於刷卡機產(chǎn)生的數(shù)據(jù)還是不能完全信任，尤其現(xiàn)場直接人員的單據(jù)是由組長輸入，現(xiàn)場人員私下會自己另外計算請假及加班記錄，但在導(dǎo)入系統(tǒng)推行約半年之後，因為事後比對資料都是正確無誤的，使用者現(xiàn)在已相信系統(tǒng)呈現(xiàn)的數(shù)據(jù)是準確的，不會像以前計算加班費還需要花時間除錯，現(xiàn)在組長輸入加班資料，系統(tǒng)就會自動擷取刷卡資料做比對。

　　亞生特原先ERP已使用多年，以往ERP系統(tǒng)產(chǎn)出的憑證，都要列印憑證紙本全部單據(jù)都簽核到總經(jīng)理，若遇到總經(jīng)理外出不在公司，又有請採作業(yè)急待簽核，採購人員都會很緊張，不知道到底可不可以發(fā)單，必須先打電話詢問總經(jīng)理可否先下單。導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)以後亞生特將金額納入核決權(quán)限辦法，由總經(jīng)理制定標準依金額走核決權(quán)限，達成一定金額才會送至總經(jīng)理簽核。不僅加速簽核時效，也節(jié)省了許多紙張列印量，以往一天至少需要列印100張採購單，現(xiàn)在送簽不再需要列印，簽核完也不需列印，搭配列表事務(wù)機直接傳真給廠商，因此節(jié)省紙本且作業(yè)更為順暢方便，平均單據(jù)在1~2天都會簽核完成。

　　另外ERP退料單也走電子簽核，主要原因為解決以往發(fā)生現(xiàn)場人員跟品保的紛爭，曾經(jīng)發(fā)生退料單據(jù)遺失，品保表示沒有拿到要退料的單據(jù)，現(xiàn)場人員又說有提供單據(jù)，所以針對此問題設(shè)計退料單簽核流程，以流程一關(guān)卡一關(guān)的方式，流程送至品保簽核後即代表簽收，並且也可以追蹤退料物品的處理進度有沒有如期完成。?
目前ERP整合單據(jù)，已上線使用請採、進貨驗收、退料、庫存等......單據(jù)。

?

　　亞生特內(nèi)部在導(dǎo)入EasyFlow系統(tǒng)期間，也透過教育訓(xùn)練方式，引導(dǎo)簽核主管每天早上固定時間收簽核通知Mail，或者主動登入EasyFlow系統(tǒng)查看是否有待簽核單據(jù)?？偨?jīng)理平常使用電腦主要只做收發(fā)EMAIL，且總經(jīng)理跟業(yè)務(wù)經(jīng)理經(jīng)常在外面，因此習(xí)慣直接用手機APP簽核，若人員有急單，會用電話聯(lián)絡(luò)總經(jīng)理就可以立即簽核。業(yè)務(wù)在外面也會用APP查詢材料料況，若在客戶端就可以直接查詢ERP庫存。

　　另外亞生特也導(dǎo)入鼎新ISO文件管理模組，統(tǒng)一控管TS16949的文件，目前已放置前三階文件，2017年待TS16949版更，文管人員會將文件編碼原則再調(diào)整成更有邏輯性，屆時後續(xù)四階表單也會放入系統(tǒng)，提供給使用者單一查看文件的窗口。亞生特公司目前整體E化使用鼎新WorkFlow、EasyFlow、HR、SFT系統(tǒng)，EasyFlow系統(tǒng)目前也可支援Chrome瀏覽器執(zhí)行，對使用者操作上更為便利，未來後續(xù)也在規(guī)劃再將客訴8D導(dǎo)入系統(tǒng)。

更多案例