東毓油壓精進(jìn)專案進(jìn)度管理的自我轉(zhuǎn)型

經(jīng)常被抄襲 不曾被超越

文：陳祈廷

東毓油壓

發(fā)布時(shí)間： 2022-11-21 16:48:00

專案進(jìn)度管理 數(shù)位轉(zhuǎn)型

「每一個(gè)個(gè)案都是企業(yè)心血，每一次導(dǎo)入都是立下新的標(biāo)竿！」 東毓油壓陳淑婷副總經(jīng)理，在東毓的專案進(jìn)度管理規(guī)劃提升之後，為什麼下了這樣的註解？

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東毓油壓佔(zhàn)國(guó)內(nèi)油封製造廠95%市場(chǎng)佔(zhàn)有率，以油封的油壓機(jī)械設(shè)計(jì)生產(chǎn)與製造，於全球橡膠業(yè)界擁有極高市佔(zhàn)率與及品牌知名度，自創(chuàng)『Tung Yu』品牌產(chǎn)品行銷全球六十餘國(guó)，深獲業(yè)者認(rèn)同與客戶肯定，躍升為亞洲最大的客製化油壓機(jī)械供應(yīng)商。

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一個(gè)月在手專案100個(gè) 專案管理能否從80分到100分？

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東毓每月在手專案超過(guò)100個(gè)，每一個(gè)專案中可能有70、80個(gè)任務(wù)，在手專案的任務(wù)進(jìn)度資訊散落各單位，包含設(shè)計(jì)、電控、資材、組裝，為確認(rèn)每月出貨訂單金額能達(dá)成目標(biāo)，過(guò)去用管制表管控訂單的每一階段是否如期，業(yè)務(wù)、設(shè)計(jì)、電控、資材、製造需在各單位Excel上更新進(jìn)度，造成重工維護(hù)執(zhí)行進(jìn)度。

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▲東毓油壓陳淑婷副總經(jīng)理

每一周，生管在產(chǎn)銷會(huì)議前需花費(fèi)至少半天時(shí)間彙總整體狀況，才能提升產(chǎn)銷會(huì)議開(kāi)會(huì)效率，「這樣的管理方式雖沒(méi)有100分但也有80分?！龟愂珂谜f(shuō)。

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不過(guò)，所有的工作流程，都還有可以改善的空間，專案進(jìn)度資訊散落在線外表單中，當(dāng)客戶詢單答覆交期或確認(rèn)訂單狀況時(shí)，等到產(chǎn)銷會(huì)議再特別提出，請(qǐng)業(yè)務(wù)主管跟催客戶確認(rèn)圖回簽，生管無(wú)法即時(shí)掌握狀況並回覆。

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設(shè)計(jì)單位於每周一Review進(jìn)度後，需匯總更新進(jìn)度後寄信給相關(guān)單位，才能讓其他單位掌握狀況，在關(guān)鍵任務(wù)的控管上，由設(shè)計(jì)主管mail通知執(zhí)行狀況，無(wú)人控管進(jìn)度是否如期。

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跳脫Excel管理思維 專案進(jìn)度管理更加分

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陳淑婷分享，有時(shí)常跟同仁說(shuō)，「現(xiàn)在這樣做已經(jīng)不錯(cuò)，但應(yīng)該有機(jī)會(huì)可以更好！」，如果能在專案進(jìn)度管控上更有效率，提前看到問(wèn)題發(fā)生或掌握未來(lái)產(chǎn)能負(fù)荷，就可以更快速的處理與回覆，提升訂單答交速度並確保訂單如期出貨。

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東毓以「提升專案進(jìn)度管理效率」著手，過(guò)往，設(shè)計(jì)只控管機(jī)構(gòu)出圖與電控出圖，資材只控管採(cǎi)購(gòu)發(fā)包，組裝在生產(chǎn)計(jì)劃表控管機(jī)臺(tái)預(yù)計(jì)上線日期，沒(méi)有關(guān)鍵製程計(jì)畫；由生管了解現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度後再維護(hù)到產(chǎn)銷會(huì)議表進(jìn)行報(bào)告。

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從專案進(jìn)度透明規(guī)劃，搭配各單位主管內(nèi)部控管專案進(jìn)度的需求，將各大階段里程碑的計(jì)畫往下展開(kāi)，各單位主管透過(guò)專案進(jìn)度明細(xì)表可直接內(nèi)部Review執(zhí)行進(jìn)度，透過(guò)各單位人員進(jìn)度回報(bào)與ERP資料更新連動(dòng)，不需PM再匯總進(jìn)度更新道管制總表。

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再來(lái)以專案立案與評(píng)審機(jī)制，於製單會(huì)議後與訂單成立後，PM直接立案並透過(guò)偕同計(jì)畫指派各單位主管依據(jù)人員能力與負(fù)荷，明確定義各項(xiàng)任務(wù)執(zhí)行人與任務(wù)時(shí)程，PM確認(rèn)專案計(jì)畫符合訂單交期後，提交副總簽核，確認(rèn)計(jì)畫後便直接啟動(dòng)專案，專案啟動(dòng)後自動(dòng)偵測(cè)提醒任務(wù)執(zhí)行。

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提升專案進(jìn)度掌握能力?爭(zhēng)取提升訂單準(zhǔn)時(shí)出貨

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以往的各單位於各自Excel表單上維護(hù)還有重工回報(bào)進(jìn)度，如何靠關(guān)鍵路徑規(guī)劃與任務(wù)回報(bào)與預(yù)警材解決？

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設(shè)計(jì)、電控單位可直接透過(guò)工作項(xiàng)回覆進(jìn)度，不需填寫Excel並透過(guò)SFT報(bào)工，資材、廠務(wù)單位只要落實(shí)日常進(jìn)貨單建立、組裝進(jìn)度的SFT回報(bào)，即可即時(shí)更新各任務(wù)進(jìn)度，且可直接讓PM與部門主管掌握細(xì)項(xiàng)，也可以時(shí)時(shí)提醒任務(wù)執(zhí)行人，需要優(yōu)先執(zhí)行哪些任務(wù)，降低人員疏漏而逾期且影響後置任務(wù)的狀況。

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過(guò)去，設(shè)計(jì)、電控單位每週一部門會(huì)議前後需要花費(fèi)1天時(shí)間確認(rèn)，並維護(hù)進(jìn)度到各單位Excel表上，生管(PM)才能匯總資料到總表。廠務(wù)單位並未維護(hù)Excel，生管需花費(fèi)半天確認(rèn)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度並更新總表上進(jìn)度；生管(PM)每週五產(chǎn)銷會(huì)議前，需花費(fèi)半天時(shí)間匯總各專案進(jìn)度，才能掌握專案進(jìn)度。

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現(xiàn)在則可依靠專案進(jìn)度的掌握，各單位主管可直接透過(guò)報(bào)表掌握部門成員各項(xiàng)專案任務(wù)執(zhí)行狀況，針對(duì)未如期、高風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)進(jìn)行檢討與調(diào)整執(zhí)行方案。生管PM不需花費(fèi)時(shí)間查詢SFT上現(xiàn)場(chǎng)組裝進(jìn)度，可直接掌握各專案組裝進(jìn)度，開(kāi)立產(chǎn)銷會(huì)議前生管只需要關(guān)注要重點(diǎn)討論的專案，不需花費(fèi)時(shí)間匯總進(jìn)度才能報(bào)告。

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導(dǎo)入系統(tǒng)形成同溫層 快速掌握訂單狀況加速溝通

陳淑婷說(shuō)，每次在做專案時(shí)，東毓通常會(huì)有啟動(dòng)大會(huì)，讓同仁知道「為什麼要這麼做」，可以想要預(yù)見(jiàn)、或是可能的收穫會(huì)是什麼，必需要讓同仁非常清楚。

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從早期WorkFlow ERP，轉(zhuǎn)換至PLM產(chǎn)品生命週期系統(tǒng)，引進(jìn)SFT廠區(qū)生產(chǎn)追蹤系統(tǒng)的導(dǎo)入，讓資訊系統(tǒng)協(xié)助設(shè)計(jì)到生產(chǎn)製造順利整合。透過(guò)管理手法以及資訊工具的對(duì)接，快速適應(yīng)挑戰(zhàn)，因應(yīng)跨界挑戰(zhàn)中的瞬時(shí)競(jìng)爭(zhēng)。

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這次的專案進(jìn)度管理也是如此，建立各類專案模板標(biāo)準(zhǔn)化各類專案的WBS(工作分解架構(gòu))，確保計(jì)畫完善以提升專案計(jì)畫快速擬訂與審核能力，並且改變管理方式，從人找事到事找人，明確各項(xiàng)任務(wù)時(shí)程與執(zhí)行人，透過(guò)數(shù)據(jù)偵測(cè)，主動(dòng)提醒驅(qū)動(dòng)人員執(zhí)行任務(wù)。

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透過(guò)專案進(jìn)度控管平臺(tái)並搭配現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度與工時(shí)回報(bào)的優(yōu)化，建構(gòu)完整資訊分享平臺(tái)，讓內(nèi)部能快速掌握所有訂單狀況與溝通處置。

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東毓的訂單達(dá)交狀況，提升了5%，專案如期率提升10%，專案落後天數(shù)由20天減少到10天，加速訂單機(jī)臺(tái)出貨速度，機(jī)臺(tái)繳庫(kù)數(shù)增加11%，支持現(xiàn)場(chǎng)空間利用率提升，產(chǎn)值增加支持。

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在專案進(jìn)度管理上順暢後，陳淑婷不時(shí)會(huì)收到同仁的反饋，說(shuō)系統(tǒng)導(dǎo)入的效益與方便，也觀察到同仁間的互通有無(wú)，形成正能量同溫層。

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專案進(jìn)度順利掌握，讓東毓理順跨地區(qū)之線材、鎂合金產(chǎn)銷流程，在減少額外投入時(shí)間之前提下，維持訂單達(dá)交率，提升工廠端效率，鞏固現(xiàn)有主要客戶。

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看見(jiàn)可進(jìn)步之處，持續(xù)不斷的優(yōu)化，不只讓同仁共感，更加碼讓東毓油壓於產(chǎn)品品質(zhì)與研發(fā)創(chuàng)新自我突破的動(dòng)能，開(kāi)創(chuàng)下一個(gè)成長(zhǎng)契機(jī)。

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