普詮電子用商業(yè)智慧抓住潛力產(chǎn)品

集中資源 獲取最大利潤(rùn)

文：唐可欣

普詮電子股份有限公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-05-22 14:30:00

企業(yè)流程管理 商業(yè)智慧

　　普詮電子股份有限公司創(chuàng)立於西元1996年，累積20餘年專(zhuān)業(yè)電子零件供應(yīng)經(jīng)驗(yàn)。初期為臺(tái)灣電力電子元件供應(yīng)商，隨著業(yè)務(wù)擴(kuò)大，逐漸形成完整供應(yīng)鏈，解決大中華地區(qū)對(duì)電子零組件採(cǎi)購(gòu)的不同需求；以前瞻性眼光提供客戶(hù)元件應(yīng)用技術(shù)，作最佳的銷(xiāo)售及諮詢(xún)服務(wù)，成為設(shè)計(jì)者與應(yīng)用者之間最佳橋樑。

　　近年來(lái)，普詮電子已逐步邁入整體解決方案提供者，深耕「機(jī)房建構(gòu)方案」、「綠能、節(jié)能及智能整合方案」，並發(fā)展到「生技健康事業(yè)」等業(yè)務(wù)範(fàn)疇，期許為更多客戶(hù)帶來(lái)優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

BI分析，體現(xiàn)ERP營(yíng)運(yùn)數(shù)字價(jià)值

　　為提供客戶(hù)更多元、多樣性的產(chǎn)品與服務(wù)，並符合跨海管理、集團(tuán)經(jīng)營(yíng)的需求；考量原有舊系統(tǒng)缺乏彈性與不夠嚴(yán)謹(jǐn)?shù)娜秉c(diǎn)，普詮電子年前決定汰舊換新，一併導(dǎo)入鼎新Workflow ERP與Easyflow流程管理系統(tǒng)。除此之外，普詮更選擇搭配商業(yè)智慧，讓ERP裡的資料變成有意義的分析報(bào)表，得呈現(xiàn)主管最快最新的決策依據(jù)。

　　資訊部經(jīng)理張文樑(以下稱(chēng)為 張經(jīng)理)接受訪問(wèn)時(shí)指出，ERP的轉(zhuǎn)換雖然是件辛苦的工程，但用集團(tuán)的角度來(lái)看卻是勢(shì)在必行：「因?yàn)榭偨?jīng)理一次要看六家公司的營(yíng)運(yùn)報(bào)表，需要的是已彙總的合併資料，才能在第一時(shí)間內(nèi)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、再追溯到問(wèn)題的根源。所以在導(dǎo)入ERP之前，我們就決定要跟BI綁在一起，讓每種系統(tǒng)各自發(fā)揮其專(zhuān)精的功能?！箯埥?jīng)理說(shuō)：「BI的另一個(gè)好處，就是老闆想看的角度隨時(shí)都會(huì)變，ERP卻沒(méi)有那麼快速的反應(yīng)與彈性。BI的多維度分析可以支持這樣的需求，讓管理者能輕鬆活用全面性資訊與參考數(shù)字?！?/p>

▲張文樑經(jīng)理(上圖左二)認(rèn)為：「老闆想看的營(yíng)運(yùn)報(bào)表隨時(shí)都會(huì)變，ERP無(wú)法快速反應(yīng)；而B(niǎo)I的多維度分析可以支持這樣的需求，讓管理者能輕鬆活用全面性資訊與參考數(shù)字?！?

(左一為普詮電子資訊部謝育錚先生；右一為萬(wàn)珮嵐小姐)

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管理挑戰(zhàn)

• 收集六家公司資訊分析集團(tuán)營(yíng)運(yùn)成果，既耗時(shí)也費(fèi)工。

• 擬定行銷(xiāo)管理策略時(shí)，需要具參考性的數(shù)字作為決策依據(jù)。

• 代理品項(xiàng)極多，庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)不易。

• 大陸區(qū)的人員異動(dòng)頻繁, 但沒(méi)有資訊可了解流動(dòng)率高的問(wèn)題。

• 應(yīng)收帳款若不能即時(shí)催收, 容易導(dǎo)致呆帳發(fā)生。

導(dǎo)入效益

• 快速收集六家公司資訊且可彈性靈活分析集團(tuán)資訊。

• 定期列出各品項(xiàng)銷(xiāo)售利潤(rùn)排行，業(yè)務(wù)得以集中資源讓利潤(rùn)極大化。

• 掌握BI庫(kù)存異動(dòng)，出貨時(shí)同時(shí)作盤(pán)點(diǎn)，庫(kù)存精確又不耗費(fèi)多餘成本。

• 主管清楚兩岸各地人員流動(dòng)率，能面對(duì)數(shù)字思考原因，修正人事管理方針，降低離職率。

• 定期派送帳款催收表，使業(yè)務(wù)人員於期限內(nèi)收得貨款，降低呆帳率。

低毛利時(shí)代，將資源集中運(yùn)用在高利潤(rùn)產(chǎn)品上

　　普詮電子的主要業(yè)務(wù)為代理國(guó)內(nèi)外知名品牌零件與配備，人事結(jié)構(gòu)相對(duì)單純，僅涵蓋業(yè)務(wù)與後勤。所以除了利用獎(jiǎng)金制度激勵(lì)銷(xiāo)售外，產(chǎn)品的毛利應(yīng)該就決定了整個(gè)公司的營(yíng)運(yùn)與未來(lái)。張經(jīng)理表示，貿(mào)易商的進(jìn)貨價(jià)格幾乎隨時(shí)都會(huì)有變動(dòng)，加上匯率等不確定因素，每天都在跟時(shí)間賽跑，若不能快速反應(yīng)、調(diào)整策略，基本上很難掌握利潤(rùn)：「普詮導(dǎo)入BI?後，現(xiàn)在每個(gè)月定期便會(huì)將各產(chǎn)品的毛利報(bào)表寄送給負(fù)責(zé)單位主管。由於費(fèi)用等因素牽涉較廣，故加入成本計(jì)算後的精確數(shù)字則是每月發(fā)送，時(shí)效上稍作延長(zhǎng)；但無(wú)論是任何原因的影響，只要是毛利有異，都要向老闆報(bào)告檢討?！?br>
　　如此緊迫盯人的報(bào)表，與其說(shuō)是給業(yè)務(wù)人員業(yè)績(jī)壓力，不如說(shuō)是藉由系統(tǒng)的協(xié)助，排除掉更多無(wú)效的投資，集中資源、追求利潤(rùn)最大化。張經(jīng)理解釋?zhuān)砩淘谇耙粋€(gè)年度會(huì)先談好年度目標(biāo)，所以若是最後的結(jié)算跟目標(biāo)有差距，也會(huì)影響成本與利潤(rùn)，必須時(shí)時(shí)修正策略以達(dá)成預(yù)算，避免造成更大的損失。他還補(bǔ)充說(shuō)：「從集團(tuán)的角度來(lái)看事情，每個(gè)動(dòng)作彼此間都是息息相關(guān)、環(huán)環(huán)相扣的，就連相同產(chǎn)品線(xiàn)互相調(diào)貨的行為，都可能影響到運(yùn)輸與人事費(fèi)用，進(jìn)而牽動(dòng)毛利、拉低利潤(rùn)。如果不靠BI處理，根本無(wú)法消化如此複雜龐大的資訊量。有了BI能呈現(xiàn)精準(zhǔn)無(wú)誤差的數(shù)字，方便主管做零死角的判斷?！钩酥猓赵徤踔吝€會(huì)將高收入?yún)s低毛利的產(chǎn)品特別提出來(lái)分析，找出關(guān)鍵問(wèn)題，並觀察產(chǎn)品的生命週期。

每日隨異動(dòng)品號(hào)進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，減少誤差，不再影響出貨速度

　　代理商的進(jìn)貨時(shí)常隨著匯率一同波動(dòng)，所以普詮非常講究庫(kù)存的準(zhǔn)度。正如張經(jīng)理所說(shuō)，公司近萬(wàn)餘種產(chǎn)品品項(xiàng)，就算盤(pán)點(diǎn)一星期都盤(pán)不完，很容易超出人力負(fù)荷：「除了各種電子零件外，只要是跟製造活動(dòng)相關(guān)的產(chǎn)品，普詮都有供應(yīng)。像是潤(rùn)滑油、膠帶包材或電池等一應(yīng)俱全，現(xiàn)在還跨及化妝品及醫(yī)療敷料材等，只能用包羅萬(wàn)象來(lái)形容。以前沒(méi)有BI，每週皆會(huì)停止庫(kù)存異動(dòng)而浪費(fèi)保貴時(shí)間；現(xiàn)在利用BI自動(dòng)發(fā)送庫(kù)存報(bào)表，不但縮短了盤(pán)點(diǎn)工時(shí)，更能提昇對(duì)客戶(hù)的服務(wù)效率?！?br>
　　張經(jīng)理接著說(shuō)，正因?yàn)樾枰珳?zhǔn)的庫(kù)存分析，又希望可以每日盤(pán)點(diǎn)，所以普詮每天下班前會(huì)抓出有異動(dòng)的品號(hào)、庫(kù)存明細(xì)主動(dòng)派送，再利用BI報(bào)表做結(jié)算。每次出貨時(shí)都可以『順便』做盤(pán)點(diǎn)，省時(shí)又省力；還能從部門(mén)別分析每週總庫(kù)存的趨勢(shì)，讓每一位主管都能清楚了解全方位的成本，隨時(shí)調(diào)整作戰(zhàn)策略。

自動(dòng)化BI報(bào)表將人為因素減至最低，有效發(fā)掘關(guān)鍵問(wèn)題

　　張經(jīng)理在接受訪問(wèn)時(shí)表示，當(dāng)初普詮決定改造資訊系統(tǒng)、全面推動(dòng)資訊整合，有很大的一部份是為了要「看真實(shí)的數(shù)字」。因?yàn)槲ㄓ忻鎸?duì)問(wèn)題，才能解決問(wèn)題，他說(shuō)：「財(cái)務(wù)方面尤其明顯，自動(dòng)化後能夠除錯(cuò)防弊，像報(bào)錯(cuò)價(jià)、或幣別忘了轉(zhuǎn)換這種誤差，便會(huì)成為歷史。可將人為因素降至最低，改善手動(dòng)資料不好稽核的缺點(diǎn)；另外一個(gè)沒(méi)預(yù)期到的收穫則是HR，因?yàn)榇箨懙貐^(qū)人員流動(dòng)率高，有時(shí)對(duì)方上了離職單，臺(tái)灣這邊可能要一個(gè)星期以後才會(huì)知道，事後已經(jīng)來(lái)不及做任何反應(yīng)或彌補(bǔ)工作。Easyflow流程管理系統(tǒng)結(jié)合BI系統(tǒng)分析後，各地人員流動(dòng)率清楚呈現(xiàn)，才讓相關(guān)主管打破以印象評(píng)斷事實(shí)的習(xí)慣，積極面對(duì)數(shù)字、思考原因，進(jìn)而修正人事管理方針?！?/p>

　　BI在普詮電子財(cái)務(wù)上的應(yīng)用還包含了應(yīng)收相關(guān)的分析，自動(dòng)派送逾期帳款的通知，有效降低呆帳的產(chǎn)生；並讓會(huì)計(jì)人員不必疲於奔命地做報(bào)表，隨時(shí)都能呈現(xiàn)老闆想要看的資訊。另一方面，與流程管理整合的BI還能加速訂單簽核，讓出貨時(shí)間縮短，以便提升客戶(hù)的服務(wù)品質(zhì)，對(duì)此，張經(jīng)理表示：「反應(yīng)速度快，就可以避免更多麻煩、解決更多問(wèn)題?！?/p>

以留才、鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)合作為出發(fā)點(diǎn)，審慎算計(jì)業(yè)績(jī)獎(jiǎng)勵(lì)辦法

　　現(xiàn)在普詮的資訊管理仍不斷地在精進(jìn)當(dāng)中，資訊部並努力計(jì)算出更精準(zhǔn)的業(yè)績(jī)獎(jiǎng)勵(lì)辦法。以往因?yàn)殇N(xiāo)售專(zhuān)案只能掛在單一業(yè)務(wù)名下，卻需多人合作完成?，F(xiàn)在，除了以業(yè)務(wù)員、客戶(hù)別、銷(xiāo)貨日期和金額、品號(hào)、及毛利等條件精算出獎(jiǎng)金，為鼓勵(lì)團(tuán)隊(duì)合作，未來(lái)也會(huì)將績(jī)效以佔(zhàn)比的方式公平分配獎(jiǎng)勵(lì)，確實(shí)做到以制度留才、提振團(tuán)隊(duì)士氣。

　　後勤人員方面，張經(jīng)理也正在苦思KPI管理的應(yīng)用，欲藉由流程簽核速度來(lái)反應(yīng)處理的積效，將統(tǒng)計(jì)數(shù)字做為考核的依據(jù)。

與鼎新合作愉快，將共同尋求資訊管理的無(wú)限可能

　　從汰換舊系統(tǒng)到今日Workflow ERP與BI?的整合，普詮讓大家看到的是革新與追求卓越的決心。張經(jīng)理坦承，一路走來(lái)也是要面對(duì)許多挑戰(zhàn)，尤其是系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的陣痛期，資訊部謝育錚先生、萬(wàn)珮嵐小姐等同仁必須付出比平常更多的心力及耐心，才能讓已經(jīng)習(xí)慣舊作法的使用者安心接軌。他表示：「非常感謝鼎新的李珮綺顧問(wèn)給我們的大力支援，有時(shí)加班到十點(diǎn)，她還留在公司回我的email，不辭辛勞、把客戶(hù)的問(wèn)題當(dāng)成自己的問(wèn)題；接下來(lái)也要倚重她在產(chǎn)業(yè)的豐富經(jīng)驗(yàn)，給我們最適切的建議，讓鼎新與普詮一同邁向兩岸的榮耀?！?/p>

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