優(yōu)化營(yíng)運(yùn)流程提升運(yùn)作效率，支撐勤美快速度成長(zhǎng)腳步

文：林政維

勤美

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-16 16:09:00

集團(tuán)管理

勤儉誠(chéng)信，美善璞真－勤美集團(tuán)

　　1972年，白手起家的何明憲董事長(zhǎng)，秉持著「勤儉誠(chéng)信、永續(xù)經(jīng)營(yíng)」的理念，創(chuàng)立了勤美股份有限公司。歷經(jīng)四十多個(gè)年頭，現(xiàn)今的勤美集團(tuán)已達(dá)兩岸三地員工超過(guò)四千五百人、資本額超過(guò)26億的規(guī)模。近年來(lái)更轉(zhuǎn)型成控股公司的型態(tài)，由生產(chǎn)事業(yè)部、材料事業(yè)部、住宅不動(dòng)產(chǎn)事業(yè)部、商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)事業(yè)部及飯店事業(yè)部共五大事業(yè)部分別在不同的領(lǐng)域中多元發(fā)展、穩(wěn)健成長(zhǎng)。

　　今日的規(guī)模與成就，乃來(lái)自於勤儉誠(chéng)信的基本信念、與永續(xù)經(jīng)營(yíng)的企業(yè)理想，一路走來(lái)都以提供高質(zhì)感的產(chǎn)品、體貼入微的服務(wù)，深受所有客戶的肯定及信賴。未來(lái)將繼續(xù)著重研發(fā)與行銷，以期成為高品質(zhì)金屬材料及零組件產(chǎn)業(yè)的第一品牌，提供客戶全方位的解決方案。

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因應(yīng)企業(yè)快速成長(zhǎng)，優(yōu)化內(nèi)部管理流程

　　勤美集團(tuán)多年來(lái)不孜不倦耕耘而逐步發(fā)展成亞太地區(qū)最具規(guī)模的專業(yè)鑄造集團(tuán)，近年來(lái)為追求人文美善的多角化經(jīng)營(yíng)，更跨足住宅、飯店、商場(chǎng)等不動(dòng)產(chǎn)開發(fā)與零售商場(chǎng)領(lǐng)域。但隨著公司規(guī)模擴(kuò)大，營(yíng)運(yùn)據(jù)點(diǎn)逐步的增加，過(guò)去習(xí)以為常的簽核流程也開始面臨考驗(yàn)。針對(duì)勤美集團(tuán)導(dǎo)入系統(tǒng)前的管理挑戰(zhàn)，歸納以下三點(diǎn)：

1.人工作業(yè)表單資料保存不易

　　勤美集團(tuán)E化專案負(fù)責(zé)人 資訊部李登旭副理（以下簡(jiǎn)稱李副理）表示：「因?yàn)闃I(yè)務(wù)與人員編制的需要，勤美集團(tuán)部份單位主管必須跨地域支援，員工與主管不在同一地區(qū)上班，過(guò)去只能透由傳真處理請(qǐng)假、採(cǎi)購(gòu)等簽核事宜，此時(shí)雙方還必須保留紙本文件以供查核，每個(gè)月所堆積的紙本數(shù)量相當(dāng)可觀！一旦發(fā)生丟件情況將影響工作進(jìn)度」。

2.跨部溝通缺乏效率且有安全的疑慮

　　紙本簽核不僅提高成本，更因?yàn)槿狈π识绊憣０高M(jìn)行。李副理補(bǔ)充說(shuō)：「公司目前所有重要採(cǎi)購(gòu)及簽呈都必須經(jīng)由總經(jīng)理及老闆同意，營(yíng)運(yùn)據(jù)點(diǎn)橫跨美國(guó)、大陸、臺(tái)灣的勤美，若遇到總經(jīng)理或老闆海外出差，收發(fā)文件就只能透過(guò)飯店或其他營(yíng)運(yùn)據(jù)點(diǎn)的傳真協(xié)助」。

3.資料未能整合作為決策分析依據(jù)

　　從採(cǎi)購(gòu)到銷售過(guò)程，資料該如何有效分析？最大問(wèn)題不在數(shù)據(jù)能否寫入資料庫(kù)，而是要能完整記錄各專案在每個(gè)時(shí)間點(diǎn)會(huì)產(chǎn)生多少費(fèi)用、提供什麼決策與建議。李副理說(shuō)：「ERP協(xié)助企業(yè)建立E化基礎(chǔ)，尚需透過(guò)子系統(tǒng)協(xié)助資料挖掘(Data mining)、數(shù)據(jù)分析(Data Analysis)，相輔相成能提供決策者最有力的分析資訊」。

　　談到E化過(guò)程，李副理表示：「?jìng)鹘y(tǒng)產(chǎn)業(yè)導(dǎo)入系統(tǒng)不像科技業(yè)這麼容易…」。1972年成立的勤美集團(tuán)，至今己有四十多個(gè)年頭，由於人員對(duì)於電腦操作較不熟悉，加上過(guò)去習(xí)慣使用紙本簽核進(jìn)行跨部溝通，若強(qiáng)行導(dǎo)入系統(tǒng)容易使員工反彈，需採(cǎi)取漸近式的導(dǎo)引、教育和激盪，才能體現(xiàn)E化對(duì)員工提升日常作業(yè)的助益，進(jìn)而促使員工主動(dòng)提出系統(tǒng)化的需求。歸納勤美集團(tuán)導(dǎo)入系統(tǒng)的關(guān)鍵因素：

1.體現(xiàn)行動(dòng)簽核即時(shí)回饋的便利性

　　EasyFlow GP電子表單搭配TIPTOP ERP集團(tuán)型製造業(yè)E化整合方案，提供純?yōu)g覽器介面，滿足管理者使用移動(dòng)設(shè)備上網(wǎng)簽核的需求，做到即時(shí)追蹤處理流程，快速回覆簽呈狀況。李副理補(bǔ)充：「公司高層主管一開始並不習(xí)慣使用桌上電腦進(jìn)行簽核，但因?yàn)镋asyFlow GP提供純?yōu)g覽器介面，可以在手機(jī)、平板電腦進(jìn)行簽核，因?yàn)楸憷炊岣咭忸?yuàn)，讓電子表單推動(dòng)更為順暢」。

2.體現(xiàn)電子化對(duì)日常作業(yè)效率與產(chǎn)值提升的助益

　　勤美依規(guī)定必須按月公告營(yíng)業(yè)收入，過(guò)去由子公司人工匯整再交由母公司檢查各項(xiàng)數(shù)值，文件溝通往來(lái)、校閱耗廢時(shí)間。透過(guò)系統(tǒng)導(dǎo)入，將提升資料回報(bào)的正確性並降低作業(yè)工時(shí)，讓員工明顯感受系統(tǒng)導(dǎo)入的好處，提高對(duì)E化的依賴與需求。

3.釐清重要性與優(yōu)先順序，立即展現(xiàn)E化成效

　　調(diào)整電子表單格式是E化過(guò)程中最耗精力的階段，需依照產(chǎn)業(yè)特性客制化內(nèi)容，還必須滿足不同管理者的分析需求調(diào)整表格。李副理表示：「我們希望讓使用者能立即感受到線上簽呈的好處，所以在挑選第一波表單上線時(shí)，仔細(xì)評(píng)估各部門共同需要的表單，如請(qǐng)假單、請(qǐng)購(gòu)單、簽呈等」。此外，鼎新EasyFlow GP搭配TIPTOP ERP整合方案，內(nèi)建許多共同表單在無(wú)客制化需求下能立即上線。

　　勤美集團(tuán)跨足住宅不動(dòng)產(chǎn)、商場(chǎng)經(jīng)營(yíng)、飯店事業(yè)、生產(chǎn)事業(yè)、材料事業(yè)等，不僅報(bào)表繁雜且資訊不易整合，但透由EasyFlow GP導(dǎo)入重新檢視和優(yōu)化內(nèi)部流程，將能逐步獲得改善。現(xiàn)階段系統(tǒng)導(dǎo)入成效有：

1.彈性簽核流程，建立簽核權(quán)限

　　過(guò)去內(nèi)部管理流程，未明確定義簽呈類型及不同費(fèi)用額度所需承辦的人員，導(dǎo)致每張單據(jù)，皆需層層上報(bào)至董事長(zhǎng)，自從導(dǎo)入EasyFlow GP後，在簽核的過(guò)程由各級(jí)主管決定該筆簽呈需由誰(shuí)負(fù)責(zé)，以彈性簽核流程，建立內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程。

2.標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，落實(shí)內(nèi)稽內(nèi)控

　　內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程，不僅協(xié)助勤美訂定權(quán)責(zé)控管，也落實(shí)內(nèi)稽內(nèi)控制度。李副理補(bǔ)充：「以採(cǎi)購(gòu)流程為例，採(cǎi)購(gòu)需求由ERP發(fā)單，必須完成簽核才能進(jìn)行採(cǎi)購(gòu)，後續(xù)入庫(kù)、應(yīng)付憑單等作業(yè)還需依據(jù)採(cǎi)購(gòu)單內(nèi)容，所有流程層層把關(guān)，更便於稽核、管控」。

3.自動(dòng)產(chǎn)生表單序號(hào)，便於版本控管

　　面對(duì)愈來(lái)愈多營(yíng)運(yùn)據(jù)點(diǎn)，過(guò)去傳真、E-Mail溝通的方式，容易使資料遺失，版本也不易控管，透過(guò)EasyFlow GP電子簽核，使用者打單時(shí)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)產(chǎn)生新的序號(hào)，只要登入EasyFlow GP後臺(tái)查閱最新的序號(hào)，就能調(diào)閱最新的簽呈內(nèi)容，解決過(guò)去紙本保存與人工編列序號(hào)版本不易控管的問(wèn)題。

4.系統(tǒng)管理休假申請(qǐng)，薪資計(jì)算易於管控

　　過(guò)去請(qǐng)假因人工作業(yè)，難免發(fā)生特休假超休假的問(wèn)題，導(dǎo)致薪資計(jì)算錯(cuò)誤，導(dǎo)入EasyFlow GP請(qǐng)假單後，員工可以清楚了解過(guò)去請(qǐng)假記錄，與目前所剩的請(qǐng)假額度，公司在計(jì)算薪資時(shí)也得以管控。

持續(xù)優(yōu)化營(yíng)運(yùn)流程，實(shí)現(xiàn)勤美E化藍(lán)圖

　　因應(yīng)勤美集團(tuán)多角化經(jīng)營(yíng)特色，E化必須循序?qū)?、長(zhǎng)期深耕，李副理表示，現(xiàn)階段先讓使用者熟悉現(xiàn)有表單，預(yù)計(jì)未來(lái)協(xié)助各子公司客制化「營(yíng)業(yè)收入回報(bào)系統(tǒng)」，讓EasyFlow GP不僅能簽核，還能拿來(lái)做財(cái)報(bào)，幫助子公司建立「合併報(bào)表」，加速每月營(yíng)收回報(bào)。在簽核方面，期許客制開發(fā)「上線簽名認(rèn)證」，透過(guò)簽名更能追朔責(zé)任的歸屬，提高簽核的安全性。

　　未來(lái)勤美集團(tuán)除了希望將EasyFlow GP與TIPTOP ERP整合發(fā)揮的淋漓盡致，讓使用者充份感受E化的好處，再透過(guò)子系統(tǒng)人力資源管理系統(tǒng)、APS 先進(jìn)規(guī)劃與排程系統(tǒng)等的輔助，最後透過(guò)BI 商業(yè)智慧、KPI 關(guān)鍵績(jī)效指標(biāo)提供完整的資料分析，供經(jīng)營(yíng)層取得所需的資訊進(jìn)行管理決策，進(jìn)而提升勤美集團(tuán)營(yíng)運(yùn)效率，期望在未來(lái)五年實(shí)現(xiàn)勤美E化藍(lán)圖。

▲感謝《勤美集團(tuán)》接受鼎新電腦採(cǎi)訪。
左起E化專案負(fù)責(zé)人 資訊部李登旭副理、鼎新電腦E方案交付中心 EasyFlow GP顧問(wèn)師陳珮琪、
勤美資訊部MIS專員葉鎮(zhèn)宇，共同努力實(shí)現(xiàn)勤美E化藍(lán)圖

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