資訊E化是開啟執(zhí)行力大門的一把鑰匙

文：黃子豪

業(yè)興公司

發(fā)布時(shí)間： 2018-10-16 16:26:00

企業(yè)流程管理

環(huán)境保護(hù)工程從業(yè)興開始

　　業(yè)興公司為國內(nèi)最早從事土壤及地下水環(huán)境保護(hù)之專業(yè)公司之一，同時(shí)稟承母公司中興工程顧問公司「正派經(jīng)營、品質(zhì)保證、追求卓越、創(chuàng)新突破」理念，致力於發(fā)展土壤與地下水環(huán)境場(chǎng)址調(diào)查、土壤與地下水污染整治以及地下水資源探勘等三大技術(shù)領(lǐng)域，服務(wù)對(duì)象遍及各級(jí)政府部門、大型技術(shù)顧問機(jī)構(gòu)及產(chǎn)業(yè)各界，並以值得信賴的服務(wù)品質(zhì)與踏實(shí)誠懇的工作態(tài)度，深獲所有業(yè)主好評(píng)。近年來，業(yè)興公司除了土壤及地下水領(lǐng)域，陸續(xù)取得甲級(jí)地下水鑿井業(yè)、環(huán)境檢驗(yàn)測(cè)定機(jī)構(gòu)(土壤及地下水採樣許可認(rèn)證)等專業(yè)資格外，更逐步將業(yè)務(wù)範(fàn)圍擴(kuò)增至廢水處理工程及廢水處理代操作等其他環(huán)境工程領(lǐng)域，以提供業(yè)主更佳之技術(shù)服務(wù)。

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一切偉大的行動(dòng)和思想，都有一個(gè)微不足道的開始

　　過去業(yè)興採用傳統(tǒng)紙本簽呈，在營運(yùn)過程常有大量的表單需由主管核準(zhǔn)，但常因主管出差往返臺(tái)北、高雄大社、高雄前鎮(zhèn)三大營運(yùn)據(jù)點(diǎn)，以致於簽核時(shí)效受到影響，特別是用印、請(qǐng)假、加班申請(qǐng)影響最大，有鑑於此資訊單位便開始尋訪相關(guān)資訊系統(tǒng)，在這因緣際會(huì)中，透由鼎新業(yè)務(wù)介紹EasyFlow電子表單(BPM)產(chǎn)品應(yīng)用，加上鼎新提供專職BPM客服專線服務(wù)深獲業(yè)興信賴，經(jīng)高階主管及資訊單位評(píng)估及總經(jīng)理決定後，開始進(jìn)行鼎新EasyFlow電子表單(BPM)導(dǎo)入，業(yè)興環(huán)境科技就此展開一連串工程表單企業(yè)流程管理。

成功不是贏在起跑點(diǎn)或終點(diǎn)，而是贏轉(zhuǎn)折點(diǎn)

　　絕大部份的企業(yè)在導(dǎo)入系統(tǒng)的過程實(shí)難免遇到瓶頸，如同業(yè)興要由紙本作業(yè)轉(zhuǎn)為系統(tǒng)化的過程。但高層的支持總經(jīng)理全程參與並布達(dá)上線目標(biāo)，加上專案負(fù)責(zé)人秋梅密切與相關(guān)單位共同討論排除問題，本專案最後才能順利上線。

　　本專案透過雙向溝通共同訂定請(qǐng)假、請(qǐng)購…等單據(jù)流程及各相關(guān)單位核決權(quán)限，如下表：

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　　透過EasyFlow流程設(shè)計(jì)精靈將複雜流程透過簡(jiǎn)單的畫面制訂標(biāo)準(zhǔn)流程。表單欄位呈現(xiàn)也是如此，為控管必填資料EasyFlow針對(duì)必填欄以黃底提醒使用者，透過貼心的設(shè)計(jì)自動(dòng)將填單者相關(guān)資訊預(yù)設(shè)於欄位中，不但能減少人為填寫的錯(cuò)誤，還能加速表單的完成。

▲圖：EasyFlow針對(duì)必填欄以黃底提醒使用者

管理的價(jià)值是由自己決定的

　　業(yè)興有專職的助理透過mail追蹤表單進(jìn)度，但工作程序相當(dāng)繁瑣，常發(fā)生單據(jù)缺漏或遺失，流程中應(yīng)簽而未簽也常發(fā)生，以致於影響工程進(jìn)度。熟悉EasyFlow系統(tǒng)架構(gòu)功能及應(yīng)用價(jià)值後，業(yè)興開始發(fā)展工程業(yè)相關(guān)表單，從工作計(jì)畫申請(qǐng)單、計(jì)畫服務(wù)費(fèi)劃分表、計(jì)畫結(jié)案終止、取消申請(qǐng)單等，系統(tǒng)上線後除了能透過電子表單傳遞資料減少人工mail發(fā)送的錯(cuò)誤率，申請(qǐng)人員還可由原稿查詢表單流程進(jìn)度，管理者也能經(jīng)由系統(tǒng)所提供的表單審核狀況查詢作業(yè)，查詢出未審核人員。

業(yè)興上線表單清單如下：

▲圖：計(jì)劃工作開始申請(qǐng)單

▲表：未結(jié)案表單

　　然而行動(dòng)化不在是高科技電子業(yè)的應(yīng)用，競(jìng)爭(zhēng)力取決於執(zhí)行力。業(yè)興為落實(shí)執(zhí)行力，高階主管透過手機(jī)操作鼎新行動(dòng)商務(wù)App，對(duì)較急於處理的表單可直接於手機(jī)上進(jìn)行簽核，解決高階主管行動(dòng)上無法使用電腦簽核的問題，加速?zèng)Q策執(zhí)行力。以往每個(gè)簽核流程平均需花約1至2天，導(dǎo)入EasyFlow後簽核時(shí)效縮短一半，平均每道流程一天內(nèi)皆可完成。

　　過去人事請(qǐng)假、加班單統(tǒng)一每週由各營運(yùn)聚點(diǎn)彙整後寄回臺(tái)北由專人記錄，相當(dāng)耗時(shí)費(fèi)力，系統(tǒng)化後人員可隨時(shí)隨地填寫表單，系統(tǒng)接獲訊息後由網(wǎng)路自動(dòng)發(fā)送簽核流程，提醒主管簽核，做到即時(shí)送簽即使處理，相較過去更便於掌控單據(jù)進(jìn)度，除此之外還能針對(duì)未簽核的報(bào)表資訊，做為改善內(nèi)部管理及運(yùn)作的依據(jù)。

▲表：表單審核效率分析

偉大進(jìn)步，來自於嶄新的理想

　　業(yè)興解決使用者填單、異地送單及主管行動(dòng)簽核問題後，總經(jīng)理對(duì)於未來E化的長(zhǎng)期規(guī)劃，需將目前表單整合為一套專案管理系統(tǒng)，對(duì)以往非結(jié)構(gòu)化的系統(tǒng)表單，整合為一套結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)，讓管理者依據(jù)計(jì)劃編號(hào)查詢目前計(jì)畫相關(guān)業(yè)主資訊、預(yù)算、支出、人員、計(jì)劃進(jìn)度、請(qǐng)款記錄、計(jì)劃變更事項(xiàng)、契約內(nèi)容及計(jì)劃完成相關(guān)證明等，管理者可以即時(shí)得知計(jì)劃進(jìn)度及變更事項(xiàng)，有效控管預(yù)算及支出是否損益兩平，並將表單彙整於一套系統(tǒng)中，進(jìn)行資訊統(tǒng)疇管理，不再是由人工彙整文件，進(jìn)行文件歸檔管理，處理回覆時(shí)效性也能大大提升。

　　資訊E化不斷進(jìn)行，業(yè)興一步步朝理想邁進(jìn)，期望未來透過EasyFlow全面實(shí)施E化，讓管理者透過系統(tǒng)經(jīng)營管理，提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。感謝業(yè)興環(huán)境科技陳秋梅小姐接受鼎新電腦專訪，以及業(yè)興環(huán)境科技全體同仁配合系統(tǒng)上線成功。

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