何謂採購管理？全面了解採購流程管理的重點與誤區(qū)！

文：吳欣珊

採購管理 採購流程

採購是企業(yè)與製造要準備進入生產(chǎn)前的首要環(huán)節(jié)，如何進行物料、半成品或零組件等採購的前置作業(yè)、溝通協(xié)調(diào)、簽約協(xié)定、時程規(guī)劃與運送，是採購整體流程所必須注意的關鍵，採購部分因需要與供應商進行大量的溝通協(xié)作，如何進行採購管理也是進行採購流程前須了解的。

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目錄(點擊可直達段落)

• 什麼是採購管理？

• 採購管理的4個內(nèi)容

• 採購流程的7步驟

• 採購流程中的管理4要點

• 採購管理與供應鏈的3個關聯(lián)性

• 採購管理的誤區(qū)

• 新科技幫助採購管理的2個趨勢

• 做好採購管理的成功案例分析

• 結論

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什麼是採購管理？

採購管理是企業(yè)或組織中關於購買物料、資材或服務的過程。從計劃執(zhí)行、供應商選擇、報價談判、採購單執(zhí)行、訂貨和交付、物料驗收入庫等環(huán)節(jié)，以確保購買的物料條件或服務達到公司需求。採購管理本身含括三個部分：採購計劃、訂單管理、發(fā)票與驗收三個採購環(huán)節(jié)，是個生產(chǎn)前極關鍵的商業(yè)流程，對企業(yè)的營運與後續(xù)營收有著重要影響。

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採購管理的4個內(nèi)容

由於採購本身除了對物料的採買外，另外牽涉財務與訂單管理等行政與他部門環(huán)節(jié)，因此採購管理部分能劃分成4個內(nèi)容：

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採購計劃管理

針對企業(yè)本身需求制訂管理相關採購計劃，包含依照週期單位的定期採購計劃，如周、月、季、年等不同週期；依據(jù)銷售或生產(chǎn)需求的非定期採購計劃；或以豐田式管理推動的即時生產(chǎn)，依照訂單需求制定採購計劃。每間企業(yè)因應其不同性質(zhì)，其採購流程也依據(jù)企業(yè)狀況而有不同採購模式變通，執(zhí)行採購計劃並生成採購單。

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採購訂單管理

以採購單為基礎，從供應商確認訂單、執(zhí)行發(fā)貨、到貨檢驗、入庫等採購訂單的各環(huán)節(jié)進行追蹤，並執(zhí)行流程管控。不同企業(yè)所執(zhí)行的訂購流程模式不同，如訂單直接入庫、到貨執(zhí)行品質(zhì)檢驗後入庫、電子商務進行線上採購等等，重點在監(jiān)控管理採購存貨狀態(tài)、訂單在途狀態(tài)與到貨檢驗狀態(tài)的執(zhí)行。

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採購財務管理

從採購前的預算管控、確保採購價格符合市場現(xiàn)況、採購支付時間合理且符合採購合約規(guī)範、採購合約與支付金額收據(jù)等紀錄留存，後續(xù)執(zhí)行定期檢核財務狀況是否如採購合約所述並遵守財務要求。

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採購檔案管理

屬於大範圍的各單位檔案管理，或為流程中作為證明或核準的文件，如其他單位需求的採購申請單、供應商投標文件留存、採購合約與下達供應商的採購訂單、交貨單、產(chǎn)品測試報告與相關認證文件、及其他的採購報告、庫存報告與採購統(tǒng)計報告等，為較繁雜但有一定程度重要性的文件。

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從文件、財務、採購計劃到整體採購流程的管控都是採購管理重點，藉由與內(nèi)部財務協(xié)調(diào)出合理預算，和外部供應商談妥公司需求價位與供應週期，除了確保採購需求外，也為之後的生產(chǎn)順利提供一定穩(wěn)定性。

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延伸閱讀：財務會計管理系統(tǒng)

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採購流程的7步驟

如何管理採購流程是確定生產(chǎn)前相對重要的環(huán)節(jié)，將攸關影響後續(xù)生產(chǎn)與執(zhí)行狀態(tài)，甚至是利潤多寡，下列是採購流程的7個環(huán)節(jié)：

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確認需求與制定採購計劃

一個是確認內(nèi)部需求部門、需要物件、需要數(shù)量、何時需要的具體內(nèi)容，各部門須提出具體所需，並在規(guī)定時間內(nèi)提供給採購部門，由採購部門進行集中採購；另一個是依據(jù)客戶需求，針對所需產(chǎn)品所衍生的物料清單進行集體採購。

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供應商選擇

一個優(yōu)質(zhì)的供應商能提供穩(wěn)定品質(zhì)、數(shù)量充足、價格合理並準時交貨的物料，且提供優(yōu)良售後服務。做為合作夥伴，如何進行供應商評估並選擇供應商是採購管理的重點，可以依據(jù)供應商先前履約的紀錄，採購項目分類表進行評估，也是採購管理成功的關鍵因素。

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進行報價談判

掌握現(xiàn)行欲採購物料的市面價格，根據(jù)可能採購的周期或數(shù)量請供應商報價，與供應商進行價格的協(xié)調(diào)與談判，確保雙方對於價格的認知都能接受才能進行後續(xù)的簽約下訂等流程。

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交付訂單訂貨

如有銷售協(xié)議，在買賣雙方確認無誤後，就可以依照銷售協(xié)議下訂，如沒有則須開始撰寫採購訂單，書面形式一式兩份，即便是數(shù)位化的現(xiàn)在能透過電子郵件寄送，也需要後補書面訂單作為留存。

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監(jiān)督與驗收貨物

採購訂單發(fā)出給供應商後，後續(xù)須進行貨物的訂單跟催追貨，確認供應商備貨是否如協(xié)議所述的進度，例行跟催進度可協(xié)助發(fā)現(xiàn)採購中發(fā)現(xiàn)問題，如貨物品質(zhì)問題、運送問題等，也可讓採購部門提早與供應商確認環(huán)節(jié)解決問題。

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收到貨物後確認貨物是否完整、數(shù)量是否與訂購量相同，確認產(chǎn)品檢驗的標準有無如同檢驗報告書所示，若到貨發(fā)生數(shù)量短少，則要釐清是原先送貨就短少，或是運送途中丟失，驗收部門須提供詳細報告統(tǒng)整。

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訂單付款

確認貨物狀態(tài)無問題，驗收完畢後，採購部門依據(jù)協(xié)議交付供應商貨款，並於發(fā)票上詳實記錄時間、項目、數(shù)量與備註。

檔案歸檔與紀錄留存

除了將所有書面檔案統(tǒng)整歸檔外，另須更新採購紀錄，包含中間的溝通紀錄、採購訂單、合約、廠商投標歷史檔案等歷史文件合約進行檔案留存，以便下次做為採購依據(jù)。

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每個階段的作業(yè)順序會因企業(yè)性質(zhì)不同而有所變動，但上述7點是採購流程的基礎作業(yè)。採購流程從財務評估、下訂、追蹤、到貨、物料品質(zhì)狀況到後續(xù)付款的管控都是不能忽視的環(huán)節(jié)，做好採購管理，相對為後續(xù)的再次採購合約與流程進行鋪路，發(fā)掘問題後，並進一步優(yōu)化採購流程作業(yè)。

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採購流程中的管理4要點

上述是整體採購作業(yè)流程，但其中有4個在採購流程中應該注意的要點：

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採購計劃嚴格執(zhí)行

做為企業(yè)採購的基礎，依據(jù)生產(chǎn)計劃與物料需求所致訂的採購計劃需要嚴格執(zhí)行，避免出現(xiàn)其他原先採購計劃範圍外的部分。

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供應商與價格管理

對於選擇供應商須對供貨時間、價格、品質(zhì)、售後服務、供應商位置、廠商信譽、調(diào)度貨物彈性等條件進行綜合考量，並進行多間供應商挑選；採購價格除了比價與議價外，大宗採購可採取多供應商報價，並對廠商的綜合條件進行評估，找出最適合公司所需的供應商，遠比價格低齡更重要。

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合約嚴謹與確實跟催貨物狀態(tài)

採購訂單具有法律效力，因此需確認清楚訂單內(nèi)容與條款，包含物品規(guī)格、數(shù)量、價格、需求品質(zhì)標準、包裝標準、運輸方式、檢驗模式、交貨時間與運送地點、賠償標準等條件與流程都需仔細審核；發(fā)送訂單後須進行供應商的貨物跟催，避免供應商有違約狀況發(fā)生，確保貨物流向並對突發(fā)狀況及時採取解決方案，減少可能損失。

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驗收確實

對於貨物到倉後需即刻進行驗收，依據(jù)原先簽訂合約時的條款逐條進行查驗貨物狀態(tài)，針對貨損狀況確實記錄，釐清貨損責任為供應商還是物流商等，貨物驗收完畢後，確認無差錯才能進行簽字付款

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採購管理與供應鏈的3個關聯(lián)性

由於採購上依據(jù)交易的貨物種類與複雜程度，而區(qū)分成不同的交易層次，從最基礎的依採購訂單交貨付款，到與供應商建立長遠合作關係，了解供應商訂單採購週期，再到與供應商建立策略夥伴關係的整體供應鏈成本與效率管控，採購管理依據(jù)合作關係的深化程度，所管理的細節(jié)也更多，因此採購管理某種程度與供應鏈管理是有所相關的。以下是採購管理與供應鏈的3個關聯(lián)：

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依存關係

採購管理作為供應鏈管理的一部份，也同時是供應鏈管理的重要環(huán)節(jié)，並非企業(yè)與企業(yè)間單純的採買付款交易模式，而是相互依存共生的關係，原物料穩(wěn)定品質(zhì)佳，所製造的產(chǎn)品優(yōu)良，同步為客戶創(chuàng)造更高的附加價值，提高客戶滿意度。

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共同協(xié)調(diào)達成目標

對供應商與企業(yè)而言，為自身公司創(chuàng)造更高價值、獲取最大利潤、提高作業(yè)效率、降低成本是共同的目標，除了採購行為與管理奠定了交易的商業(yè)基礎外，其透過供應鏈管理的協(xié)調(diào)合作一起滿足客戶需求，也達成公司目標。

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資訊共享

在合作狀態(tài)下，訊息即時傳輸回報將是讓採購流程管理釐清與解決問題的基礎，也是供應鏈管理能運作順利的關鍵。比如運輸出現(xiàn)問題或其他突發(fā)狀況，資訊快速流通共享，供應商與採購商都能即刻處理問題，避免到貨延誤。

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延伸閱讀：什麼是供應鏈管理？SCM對企業(yè)的重要性

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採購管理的誤區(qū)

由於採購環(huán)節(jié)複雜，且有多種作法與決策須思考企業(yè)所需來決定，採購在執(zhí)行時往往有選擇與作法上的盲點等誤區(qū)產(chǎn)生，以下3點是採購人員在執(zhí)行採購時容易陷入的迷思：

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採購選擇報價低的即可嗎？

一般而言，在採購發(fā)報價單給供應商時，往往會貨比三家，從多數(shù)報價中選擇較便宜的報價為主，這也是多數(shù)製造業(yè)者期望能節(jié)省成本的選擇，但節(jié)省成本有可能犧牲其他部分，可能是產(chǎn)品品質(zhì)普通、包裝簡陋、運送的節(jié)約等，物料狀態(tài)不佳，也會影響後續(xù)生產(chǎn)製造。劃定預算固然是提供給採購的一個重要指標，但在品質(zhì)要求、檢驗單核定、包裝保護等也須清楚制定一個準則給予採購評斷供應商，而非價低者得，在採購管理上也相對省心。

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招標是萬靈丹？

採購方式有很多種，除了原本的單一採購須建立長期合作關係外(只有一兩間供應商可提供)，其他有多間供應商競爭的方法如招標、詢價、談判等，都是為了從供應商們獲得更接近成本的報價與資訊，讓成本達到最大化，合理讓供應商競爭具有壓低成本的效果，但並非招標就是能獲得更低成本的方法。靈活運用不同的採購方法，才能與供應商談到合理且便於採購管理的合作模式。

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檔案全部保存即可？

由於在採購前期有大量需來回溝通的資料，如何整理保存這些溝通內(nèi)容與文書檔案也是採購管理的重要一環(huán)，如果只是將訊息存儲而不進行整理，後續(xù)不斷新增資料的狀態(tài)下，要進行分類或整理將會變得非常困難，比如物料的詢價型號分野？不同設備的型號報價有無分開？不同類型的設備是否有分開詢價？這些細節(jié)都會影響到後續(xù)的採購文書管理，後續(xù)須再度進行決策時也能快速整合內(nèi)容，並作為下次採購詢價的依據(jù)。

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新科技幫助採購管理的2個趨勢

由上可知，採購管理除了採購合約等紙本資料的整合外，更有即時採購充足且合理價位的物料壓力，採購資訊本身已複雜多樣，但現(xiàn)今少量多樣的常態(tài)化，加上急單抽單等外在變因，對於採購週期的時程管控形成更大挑戰(zhàn)，導入新科技如數(shù)據(jù)中控平臺，加上現(xiàn)今發(fā)展快速的生成式AI，如何運用新科技和新觀念，突破流程思維的採購管理？以下兩個趨勢也是採購人員要了解的：

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1.預測採購週期，提升資料易查性及準確度

中控平臺的導入，形同幫企業(yè)建置一個整合性的數(shù)據(jù)及資料庫平臺，AI人工智慧作為平臺大腦，將既有企業(yè)資訊及資料餵養(yǎng)給生成式AI，讓其進行知識封裝，依據(jù)以往的採購數(shù)據(jù)及資料庫進行運算，預測客戶訂單需求，進而提供採購人員不同物料其合適的採購週期、建議的供應商清單等，幫助採購人員提升採購資訊的易查性與準確性。

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2.數(shù)據(jù)變化自動運算，即刻反應調(diào)整

訂單少量多樣化已是必定趨勢，加上供應鏈分散，導致採購時程的判斷更趨複雜。不以流程驅(qū)動計算週期，而是各節(jié)點的資訊封裝餵養(yǎng)，生成式AI將客戶變更的資訊、成本、交期等資訊重新運算和評估，逐步優(yōu)化需求物料及庫存值調(diào)整建議，加強供應鏈的風險管控，並提供採購進貨週期建議，避免高庫存風險和缺料的困境。

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對邁入數(shù)位化，執(zhí)行數(shù)位優(yōu)化，逐步邁向數(shù)位轉(zhuǎn)型的企業(yè)來說，新科技的不斷更新，是推進數(shù)位轉(zhuǎn)型進度的關鍵要素，數(shù)據(jù)中控平臺的資料集成，加上生成式AI的知識封裝餵養(yǎng)，數(shù)位轉(zhuǎn)型也從原先的技術及數(shù)據(jù)導向，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)驅(qū)動的智能決策轉(zhuǎn)型，也是所謂的「數(shù)智驅(qū)動」。從原先的既定流程思維，轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)流程回應，加速企業(yè)轉(zhuǎn)型腳步。

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做好採購管理的成功案例分析

面對物料多種又少量多樣化的產(chǎn)品線，採購管理該如何執(zhí)行，也相對影響到公司的管理能力。以強固型移動式電腦為核心的攸泰電腦，為大眾電腦旗下IPC子公司，專攻工業(yè)車聯(lián)網(wǎng)和嵌入式物聯(lián)網(wǎng)高端技術。攸泰營運模式有ODM、OBM，ODM客戶會主動提供銷售預測並藉以計算備料，但在OBM品牌銷售上，採CTO模式依客戶選定的零件進行選配。

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除了影響到BOM產(chǎn)出相當耗時外，衍生的長短料問題也造成庫存積壓，備料量即便提升也未縮短交期，導致OBM營運成長受限。具體影響有下列兩點：

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1.需求變更不即時

以往透過系統(tǒng)報表產(chǎn)出Excel且均由Excel做管理，效率不佳導致訂單答交需要3~8天，庫存、採購、排程情況難確認，無法快速回應訂單交期。採購的困難點則是：訂單涉及的料件種類變化多，容易錯估料的種類和數(shù)量，客戶需求變更不即時，人工即便統(tǒng)計完畢但不正確導致多購料。

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2.物料計算不明確

料件不齊，導致產(chǎn)線不能開工。人員花費大量時間處理excel，另選配零件的策略備料以人工經(jīng)驗估算，欠缺有效計算方式，造成備料更多卻無法有效縮短訂單交期，且為了避免缺料，提早採購交付，造成工廠爆倉依舊缺料。

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在導入系統(tǒng)上線後，攸泰有了以下反轉(zhuǎn)：

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1.產(chǎn)銷協(xié)調(diào)一致

根據(jù)當下實際料況與產(chǎn)能狀況，模擬虛擬訂單可達交日期，結合庫存和排產(chǎn)狀況，推算出訂單交期，即時回覆最新資訊給客戶；資訊透明化，庫存能即時查閱，在工單料號到齊後再安排實體備料，齊料後進入工廠，產(chǎn)線不停滯，現(xiàn)場更好管理。

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2.設定採購規(guī)則

依照不同訂單性質(zhì)設定不同採購規(guī)則，分批採購降低存貨風險，依據(jù)不同需求來源訂出相應的採購規(guī)則，避免料買錯或買多，備對物料並有效使用，不造成存貨壓力。 ??

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3.帳料清楚比對

CTO機種選配相應的BOM表，並設定好選配零件的種類和採購比例，做到合理備料，可以看出不同機種的料件使用情形，更能彈性按照市場情況去調(diào)整。

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運用ERP提升快速達交能力與精準備料能力，縮短備料週期與訂單交付天數(shù)；PLM縮短產(chǎn)品研發(fā)週期降低產(chǎn)品錯誤成本，配合倉庫策略WMS，減少物品庫存查找時間的浪費，減少生產(chǎn)缺料等待時間，流程藉由資訊工具協(xié)助得以做到環(huán)環(huán)相扣，也讓攸泰的專案目標訂單交付天數(shù)原訂56天下降為23天，OBM訂單交付天數(shù)平均23天，達成率143％，邁向優(yōu)質(zhì)管理的關鍵。

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延伸閱讀案例：攸泰科技加速把握疫後商機，強化供應鏈能力

延伸閱讀：交期是什麼？完整說明縮短交期對製造業(yè)的重要性！

延伸閱讀：什麼是物料管理？協(xié)助物料管理的重要5大原則

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結論

作為生產(chǎn)前期的採購，有許多作業(yè)環(huán)節(jié)都是為了之後的製造進行把關，也是為了之後的每次採購梳理更清晰的流程。數(shù)位化趨勢的現(xiàn)代，如何運用企業(yè)管理系統(tǒng)，達到資訊透明協(xié)助管控，做好採購管理，將是未來在製造生產(chǎn)的各環(huán)節(jié)中的重要作為。

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內(nèi)文資料來源

MBA-採購管理

MBA-流程採購管理

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